SAP Szállítmányozás modul bevezetés

A szállítmányozás, azon belül is a szállítmány tervezési, fuvar szervezési és fuvarköltség elszámolási folyamatok egy komplex egységet alkotnak, részei a vállalat beszerzési- és értékesítési folyamatainak, valamint szorosan illeszkednek a különböző pénzügyi, elszámolási és kontrolling alrendszerekhez. A Szállítmányozási Menedzsment (angol szakszóval ’Transportation Management’) kifejezés ezen folyamat-láncok koordinálásának képességét jelentik.

Háttér: a szállítmányozási folyamat szereplői

A szállítmányozási folyamat főbb szereplői a következők:

• Igénylő (vagy másnéven Feladó, angol szakszóval ’Shipper’), amely vállalat a szállítmányozási szükségletet előidézi,
• Logisztikai Szolgáltató (angol szakszóval LSP – ’Logistics Service Provider’), amely vállalat a szállítmányozást végrehajtja, illetve
• Címzett (angol szakszóval ’Consignee’), aki a szállítmány kedvezményezettje.

Adott nézőponttól függően, egy üzleti szcenárió a következőképpen alakulhat:

• Az igénylő saját gépjárműflottáját használja a szállítmányozás végrehajtására, ez esetben az Igénylő = Logisztikai Szolgáltató. Ez az úgynevezett „LSP szcenárió”.
• Az igénylő harmadik felet bíz meg a feladattal, szállítmányozási szolgáltatást vesz igénybe, vagy akár az igénylő a teljes koordinációs folyamattal a szolgáltatót bízza meg. Ez az úgynevezett „Shipper szcenárió”.

A kezelendő logisztikai feladatok áttekintése

A vállalatnál – a gyártó profil okán – mind a beérkező-, mind a kimenő irányú logisztikai folyamatokat kezelnünk kellett. Vagyis a vállalat szempontjából:

• A beérkezési folyamatot, ahol – természetesen paritástól függően – a beszállítók telephelyeiről kell elhozniuk a beszerzett tételeket.
• A kiadási folyamatot, ahol – szintén paritástól függően – a vevők telephelyeire kell elküldeniük a részükre értékesített termékeket.

Beszerzési folyamatok esetén a szállító partner által küldött avizó, SAP technikailag a beérkező szállítás (angol szakszóval ’Inbound Delivery’) bizonylat alapján, míg értékesítési folyamatok esetén a gyártó terület által már visszaigazolt dátumokat és mennyiségeket felhasználva, a kiszállítási rendelés (angol szakszóval ’Outbound Delivery’) alapján történik a szállítmánytervezés.

A vállalat a szállítmányozási folyamatok jelentős részére szerződött partnerrel rendelkezik, előre megállapodott árakkal, kondíciókkal. A fennmaradó esetekben a szállítmányozó kiválasztása rendszeren kívül, egyéb fuvartőzsde alkalmazás segítségével történik. Ezáltal a megvalósítás során az ajánlatkérési, tendereztetés folyamatok nem kerültek kialakításra.

Háttér: a szállítmányozási folyamat főbb alkotóelemei

A szállítmány megtervezésének alapjai azok tételek, amelyeket önállóan vagy csomagba szervezve szeretnénk eljuttatni a kiindulási pontból a rendeltetési helyére. Ezeknek a tételeknek van tömege, térfogata, illetve helyfoglalása a szállító eszközön, amely adott kapacitással rendelkezik, legyen szó akár közúti-, vasúti-, vízi- vagy akár légi szállítmányozásról.

Az egyes tételekhez különböző dátum címkék rendelhetők, például egy beszerzett termék mikor vehető fel a kiindulási-, illetve mikor adható le a rendeltetési lokáción, egy adott telephely milyen nyitva tartással rendelkezik, időablak kezelés esetén mikor végezhető el a fel- vagy lerakodás. Vagyis mik az adott folyamatlépés elvárt (szűkebb intervallum) és a lehetséges (tágabb intervallum) kezdő- és záró időpontjai.

A szállítmánytervezés tehát ezen paraméterek: a kiindulási- és a cél lokáció, a tételek tulajdonságai, a szállító eszköz kapacitásai és a kapcsolódó dátumok alapján történik.

A fuvarszervezés során történik a megtervezett szállítmányok csoportosítása (amennyiben részáru szállítmányokról van szó – LTL: Less Than Truckload) és fuvar eszközhöz rendelése, illetve amennyiben a fuvar végrehajtását külső szolgálatátó végzi el, akkor a folyamat része lehet a szállítmányozó kiválasztása (tendereztetés, árajánlat kérés), valamint a fuvar megrendelése, a megrendelési visszaigazolás fogadása és feldolgozása is. Ekkor történhet a fuvarköltség – előzetes – kalkulációja is, szerződéses paraméterek, vagy az árajánlat alapján.

A fuvarozás végrehajtása, a szállítmány nyomon követése után lezárásképpen a fuvarköltség elszámolás (pénzügyi szabályok alapján), illetve a fuvarköltség felosztás (kontrolling szempontok alapján) történik, szállítói – szolgáltatói – számla érkeztetéssel vagy éppen önszámla kiállítással.

SAP Szállítmányozás modul bevezetés: igények és alkalmazott megoldások

Bár a vállalat beszállító-, illetve vevő partnereinek telephelyei a világ minden táján előfordulnak, jellemzően ezek Európára, illetve Kis-Ázsiára koncentrálódnak. Ezáltal a fő preferencia a közúti fuvarozás lekezelése volt, ám megoldást kellett találnunk az intermodális transzportokra, mind a tengeri, mind a légi fuvarozásra is.

Naponta átlagosan 50 teherautó fordul meg a vállalat telephelyén (beérkező- és kimenő folyamatok együttesen), jellemzően több partner termékeit tartalmazó részáru szállítmányokkal (LTL).

Bár a TM ’Advanced Transportation’ verziója a szállítmányok megtervezését automatikus módszerekkel, optimalizáló motorral támogatja, illetve rendelkezésre áll 3D vizualizációs módszer is, de az S/4 HANA alap licence részét képező Basic változat – amely végül bevezetésre került – a manuális tervezésen alapszik.

A raktári folyamatokat (ide értve az alapanyag-, illetve a félkész- és késztermékek kiszolgálását is) a SAP EWM (Extended Warehouse Management) modulja szolgálja ki, amely beágyazott komponensként – a TM-hez hasonlóan – szintén újdonságnak számít az S/4 HANA rendszerkörnyezetben.

Ezen modulok együttes használata – bár illesztésük eleinte számos kihívást támasztott tanácsadó és technikai csapatunk felé – integrált folyamatot eredményezett, amelyben a szállítmányok tervezése az előzőekben taglalt módon a TM modulban, az úgynevezett Freight Order (Fuvarrendelés) bizonylaton történik, míg a telephelyen belüli logisztikai végrehajtásért a készáru raktárhelyet is kezelő EWM modul a felelős. A Fuvarrendelés tükörképe az EWM modulban a szállítmány egység (Transport Unit, TU), amelyre hivatkozva a különböző lépések – például kiszedés, csomagolás, rakodás – történnek.

A SAP fejlesztési ütemtervéből jól látszik, hogy már rövidtávon is szerepel benne ezen összetevők együttműködésének maximális kihasználása számos új funkcionalitás implementálásával! Ezek mind technológiai, mind folyamat – hatékonyság növelési – szempontból előremutatóak!

Háttér: SAP szállítmányozási megoldások

Ahogy azt az 1. ábra is mutatja, a SAP szállítmányozási megoldásai már több, mint 30 éves történelemmel rendelkeznek, kezdve az R/2 beli RT modul 1987-es megjelenésével. A klasszikus SAP R/3-ban (későbbiekben ECC-ben) a manapság is széles körben elterjedt és használt LE-TRA (Logistics Execution – Transportation) 1993-ban jelent meg a SAP R/3 3.0 bemutatásával. Mindkét modul elsősorban az Igénylői szerepkör számára készült, kiegészítve az ERP rendszerekben kezelt folyamataikat, a szállítmányozási menedzsment szükségleteiket.

1. ábra – A SAP szállítmányozási megoldásainak evolúciója [1]

Jelen cikkben külön nem térek ki az olyan, ágazatspecifikus szállítmányozási megoldásokra, mint a SAP TD vagy a SAP TSW.

A 2000-es évek második felében nyilvánvalóvá vált, hogy a LE-TRA modul disztribúció fókuszú folyamatai nem tudnak választ adni a szállítmányozási folyamatok növekvő komplexitására (ide értve a magasfokú optimalizálási igényeket is), illetve nem vagy csak nehézkesen lehetséges vele integrálni a lefedetlen Logisztikai Szolgáltatói szerepkört, mint üzleti szcenáriót, valamint olyan hiányzó funkcionalitásokat, mint például a flottamenedzsment.

Ennek okán a SAP teljesen új alapokra helyezte a hangsúlyt és kifejlesztette a SAP TM (Transportation Management) modulját. Ezt, mint önálló terméket 2010-től kínálja a SAP, 8.0 verziószámmal kezdődően. A SAP TM 8.0 elsőként szintén az ’Igénylő’ szerepkört szolgálta ki, de már megjelent benne a Logisztikai Szolgáltató szcenárió is, igaz, kizárólag a közúti fuvarozásra korlátozva. Ám a rendszer olyan alapokat és architektúrát biztosított, amelyre a SAP lépésről lépésre építhette fel a különböző funkcionalitásokat, így például a 8.1 verzióval megjelenő, különböző tengeri (FCL – Full Container Load, LCL – Less than Container Load) szállítmányozási folyamatokat lefedő funkcionalitással nyitotta meg a kaput a teljeskörű Logisztikai Szolgáltató szcenárió irányába. Nagyobb mérföldkőkét a 9.0 verzióban a légi szállítás támogatása, míg a 9.1-ben a tendereztetés, árajánlat kezelési folyamatok, illetve a vasúti szállítmányozás támogatása jelent meg. Napjaink a legfrissebb verziója a 9.6.

Az önálló, decentralizált változat mellett a SAP a 2010-es évek közepén, az S/4 HANA fejlődésével és koncepciójával koherensen a TM-et jelölte meg, mint ’jövőt álló technológia’, ezzel hivatalosan a klasszikus R/3 (ECC) LE-TRA modul utódjának nevezte ki. A TM úgynevezett ’beágyazott’ (angol szakszóval: embedded) változata elsőként 2017-ben, az S/4 HANA 1709-es on-premise verziójában került bemutatásra, azóta ezt évről-évre, verzióról-verzióra kiemelt módon fejleszti a SAP, egyre magasabb fokú integrációt elérve, illetve egyre több funkcionalitást támogatva.

A decentralizált mellett napjainkban funkcionalitás és egyben licence szempontjából kétféle beágyazott TM változatot kínál a SAP:

• Shipping and Transportation (korábbi nevén: Basic Shipping). Az alap S/4 HANA licence része, funkcionalitásban lefedi a SAP LE-TRA-t, kiterjesztve azt néhány, a decentralizált TM folyamattal, mint például az alapfokú, árajánlat kérés vagy a manuális tendereztetés.
• Advanced Transportation. A SAP S/4HANA LoB (Line of Business) Solutions része, különálló licence szükséges hozzá. Funkcionalitásában egyenértékű a decentralizált TM 9.6-al.

2. ábra – SAP TM változatok [2]

SAP Szállítmányozás modul bevezetés: további tervek

A vállalatnál a távlati tervekben szerepel Yard Management rendszer bevezetése is, amelyhez kötődően a későbbiekben Proof-of-Concept keretein belül vizsgáljuk a SAP idevonatkozó megoldását, integrálva a TM, illetve EWM modulokkal.

3. ábra – Példa: integrált értékesítési folyamat SAP TM és EWM megoldással [1]

A logisztikai végrehajtási folyamatok lezárultval a Fuvarköltség kalkulációt és elszámolást a TM széleskörű funkcionalitással támogatja.

A TM a Basic változatban is rendelkezésre áll a lehetőség a telephely elhagyását, vagy épp a telephelyre érkezést megelőzően az események (például érkezés partner telephelyére, fel-/lerakodás, távozás a partner telephelyéről stb.) nyomon követésére. Az Advanced verzióban lehetőségünk van térkép alapú megjelenítésre is.

Ügyfelünknél a jellemző több fel- illetve lerakóhelyes, LTL szállítmányokra vonatkozóan a kiemelt speditőr partnerekkel szállítmányozási keretszerződéseket kötöttek, amelyeket le kellett képeznünk a rendszerben is. Bár a TM alapértelmezett módon a súlyt vagy a térfogatot támogatja, ügyfelünk kérésére a ládamétert, mint helyfoglalási skála mértéket vezettük be a rendszerbe újdonságként.

A komplexitást e mellett az adta, hogy míg az útvonal bejárása lineárisan történik, a költség kalkuláció csillagsémán alapszik, kiinduló pontként ügyfelünk telephelyét véve.

Az integrált folyamat tekintetében két szempont miatt is kiemelt fontossággal bír a pontos költségkalkuláció:

• A kiemelt speditőr partnerekkel önszámlázási (szállító önszámla kiállítási) folyamatot alakítottunk ki, melyet a SAP MM moduljának ERS (Evaluated Receipt Settlement) funkcionalitása nyújtja. Ezáltal a TM-ben kalkulált, a szállítmányozási keretszerződésben lévő paramétereken nyugvó díjat egyből le tudja kezelni a szállítói számlakönyvelés, ezáltal a folyamat egyszerűsödik, a hatékonyság növekszik és a hibázási lehetőségek csökkennek!
• A SAP CO (kontrolling) moduljával való szoros kapcsolat miatt a beérkező oldalon a készletértéken keresztül az önköltségszámítás (CO-PC), míg kimenő oldalon az eredményszámítás (CO-PA) almodulok fogadják a költségfelosztás eredményét.

Háttér: a „motorháztető” alatt

A SAP Transportation Management modulja az SCM (Supply Chain Management) termékek többséghez (például APO, EWM) hasonlóan az SAP BOPF (Business Object Processing Framework) technológiáján alapszik.

A BOPF egy objektumorientált (OO) ABAP keretrendszer, általános szolgáltatás-, illetve funkciócsomag, melynek középpontjában egy adott üzleti objektum, esetünkben például egy Freight Order (Fuvarrendelés) és a hozzá kapcsolódó műveletek állnak. A SAP eredeti céljai szerint ezzel gyorsítható és standardizálható a fejlesztés.

A beágyazott TM alkalmazások a SAP új generációs, webes – böngésző, HTML5 – alapú, úgynevezett Fiori felületén futnak. Ez ad lehetőséget olyan funkciók kihasználására, mint például a vizuális szállítmánytervezés vagy akár a térkép alapú fuvarszervezés és nyomon követés.

SAP Szállítmányozás modul bevezetés: Riporting

TM modul a SAP Fiori felületnek, illetve a beépített analitikus megoldásoknak (Embedded Analytics) köszönhetően számos standard riporttal és dashboard jellegű alkalmazással támogatja a szállítmányozási folyamatok végrehajtását, nyomon követését és elemzését. Ezek segítségével ügyfelünk számos, korábban rendszeren kívül vezetett, jellemzően Excel alapú folyamatát váltotta ki a bevezetés során.

Irodalomjegyzék
[1] Lauterbach, Sauer, Gottlieb, Sürie, Benz (2019). Transportation Management with SAP. Boston, MA: SAP Press.
[2] https://help.sap.com – 2020.08.19.

Tekintse meg további bejegyzéseinket!