Sikeres SAP S/4HANA bevezetés a Boxy Logisztikai Zrt.-nél

Bevezetés

Mint közismert, 2022 augusztus elsején elindult a Boxy éles működése, világszínvonalú kiszervezett logisztikai szolgáltatásokat kínálva a hazai webáruházak számára. Fő tevékenységi körük az e-kereskedelmi fulfillment és a testreszabott logisztikai szolgáltatások, amelyet robotizált raktártechnológia és egy összetett IT architektúra támogat.

Cégünk, a Onespire Zrt. kettős szerepet töltött be az informatikai háttér kialakítása során. Egyrészt az SAP S/4HANA Cloud ERP megoldás implementációja, másrészt a rendszerintegráció volt a két kiemelt feladatunk.

Bejegyzésünkben áttekintjük a Boxy Logisztikai Zrt. létrejöttét, illetve a különböző IT rendszerek bevezetése során szerzett tapasztalatokat.

Trendek és kihívások a hazai e-kereskedelmi piacon

Napjainkban nagyjából 20 ezer hazai webshop értékesít különböző termékeket online. Míg a koronavírus járvány előtt hazánkban az internetes vásárlás visszafogott, lassú növekedést mutatott, a pandémia miatt az e-kereskedelem Magyarországon is rendkívül dinamikusan fejlődésnek indult az elmúlt években. A keresleti oldalon tapasztalható hatalmas érdeklődés mellett a webáruházakat üzemeltető cégek több kihívással is kénytelenek szembesülni.

Egyrészt a hazai webshopokat is erősen érintik a globális problémák, mint például az alapanyaghiány, az ellátási láncok sérülékenysége, a vásárlók egyre növekvő elvárásai, az erősödő konkurencia.

Másrészt a hazai piacon egyre érezhetőbbé válik a munkaerőhiány, a folyamatosan növekvő bérigény és a fluktuáció, ami a kisebb és nagyobb cégek számára is égető problémát jelent, különösen a logisztikai folyamatok és a fizikai munkaerő tekintetében.

IT megoldások a háttérben

A fizikai infrastruktúra, mint a tökéletes helyszínen található automatizált raktár, a kiszállítást végző gépjárműflotta mellett a Boxy jelentős mértékben támaszkodik az informatikai megoldásokra az ügyfelei számára nyújtott szolgáltatások tekintetében.

A webáruházakkal, e-kereskedelmi cégekkel való együttműködés érdekében sokféle külső rendszerhez kell integrációs lehetőséget kínálniuk, a végfelhasználó, rendelést leadó vásárlók számára is elérhető valós idejű nyomonkövetési lehetőség mellett.

A raktári anyagkezelés, a fuvarozás útvonaltervezése, a diszpécserek és a futárok adminisztrációja, a számlázás és a nyereségkalkuláció egyaránt komoly informatikai hátteret igényel.

Mi az a Fulfillment szolgáltatás?

A fulfillment (magyarul teljesítés, végrehajtás) a logisztikában egy olyan kiszervezett szolgáltatás, amely a nem bolthelyi, jellemzően internetes értékesítés során a rendelések teljesítéséhez kapcsolódó összes feladatot lefedi. Tehát a fulfillment szolgáltatásokat nem a kereskedő, hanem egy erre szakosodott cég látja el.

A fulfilment tulajdonképpen az e-kereskedelem egyedi igényeinek megfelelő teljeskörű bérraktározás, amely magában foglalja a termékek raktárba érkezését, a megrendelések kezelését, a rendelések összekészítését és becsomagolását, a kiszállítást, a számlázást, valamint a visszáru kezelését is.
A fulfillment szolgáltatás segítségével az értékesítést végző vállalkozásoknak nincs szüksége jelentősebb beruházásra, mégis hatékonyan tudják ellátni a logisztikai feladataikat.

Fontos kiemelni, hogy a professzionális raktári fulfillment szolgáltatások a legkisebb webshopok számára is ugyanazt a hatékonyságot teszik elérhetővé, ami eddig csak a legnagyobb e-commerce cégek sajátja volt, gyakorlatilag azonos költségszinten. Ezáltal akár a legkisebb online bolt is felveheti a versenyt a logisztika terén a nagyobbakkal, önálló befektetés nélkül.

A Boxy Logisztikai Zrt. bemutatása

A cég küldetése robotizált raktártechnológián és automatizáláson alapuló világszínvonalú kiszervezett logisztikai szolgáltatásokat nyújtani ügyfeleinek, saját, akár aznapi kiszállításra is képes gépjármű flottával. Két fő tevékenységi körük az e-kereskedelmi fulfillment és a testre szabott logisztikai szolgáltatások.

A Boxy Budapest délkeleti határában, Üllőn több ütemben felépülő raktára jelenleg 10000 négyzetméteres, amit a tervek szerint 2029-re 62000 négyzetméterre fognak bővíteni. A 12 méter magas épület BREEAM minősítéssel rendelkezik, és megújuló energiaforrást is használ. A teljes terjedelmet elérve a beruházás a régió legnagyobb és egyben legmodernebb fulfillment központja lesz.

A rugalmasan alakítható kiszervezett logisztikai szolgáltatásaik segítségével képesek teljesíteni az e-kereskedők szerteágazó, akár egyedi igényeit is, a legkisebb webshopoktól a legnagyobb webáruházakig. Az első időszakban a létesítmény Budapestet és környékét szolgálja ki, azonban később az ország teljes területét lefedheti.

A Boxy rendszere lehetőséget biztosít a webshopok számára a törzsadataik szinkronizálására, a rendelések valós idejű nyomonkövetésére, amely a vásárlóik számára is elérhető.

A több tízmillió eurós befektetésből megvalósított, magas fokon automatizált raktár technológiáit többek között a Geek+, a Körber, a Libiao, az SAP, a Microsoft és a FarEye biztosítja.

A Boxy informatikai háttere

A fentiekből is látható, hogy a különböző fizikai komponensek, mint a raktárépület vagy a kiszállítást végző járművek mellett az informatikai háttér a meghatározó a Boxy működésében.

A robotikán, valamint az automatizált és manuális raktári eszközökön mellett az IT a teljes architektúrát összefogja, az értékesítést, a szerződés-menedzsmentet, a rendeléskezelést, a raktárgazdálkodást, a fuvarszervezést, a kiszállítást, a visszáru kezelést, a dokumentumkezelést és a különböző back-office és pénzügyi folyamatokat is lefedve.

A Boxy számára létrehozott informatikai struktúra egyedülálló automatizálási lehetőségeket kínál a partnerei számára. Jól definiált interfészén keresztül emberi közreműködés nélkül megy végbe a megrendelések kezelése.

A partnerek webshopjaiban feladott megrendelés egy komplex automatizált folyamat eredményeként szólítja meg azt a robotot, ami a raktári munka jelentős részét elvégzi. A hagyományos logisztikai folyamatokhoz képest az automatizált folyamatrendszer, gyorsabb, pontosabb és lényegesen költséghatékonyabb megoldást kínál.

A rendszer számos elemből épül fel amihez Microsoft Azure bázisú integrációs megoldásokat használtunk fel. A megoldás előnye a skálázhatóság, ami kezelhetővé teszi a logisztikai szolgáltatás csúcsterheléseit (black Friday, karácsonyi időszak).

A teljes, komplex integrált környezet megvalósítását cégünk, a Onespire Zrt. végezte.

Microsoft Azure bázisú integrált környezet

A Boxy komplex, integrált IT környezetét Azure bázison hoztuk létre. A platformválasztás során számos kritériumot vizsgáltunk: stabilitás, performancia, skálázhatóság, költséghatékonyság.

Az integrált környezetet egy központi döntési motor köré épített Azure webapp portfolió biztosítja. A különböző szoftver komponensek között szintén Azure bázisú messaging queue megoldás biztosítja a hatékony kommunikációt. A külső kapcsolatokat olyan univerzális interfész szolgáltatással kezeljük le ami technológia vagy platform függőség nélkül képes hatékony kapcsolatot létesíteni a piacon használatos webshop motorokkal. A teljes integrált rendszert egy Azure bázisra épülő monitoring szolgáltatás felügyeli, ami képes azonnali jelzést biztosítani ha valamely folyamat elakad vagy bármely interfész kapcsolat hibát jelent.

Az integrált rendszer számos nagy iparági gyártó szakrendszerével van összekapcsolva, mint például a Geek+, Körber, Libiao, SAP vagy a FarEye. A kialakításnál szempont volt, hogy az integrált működést biztosító komponensek lehetőség szerint azonos platformon legyenek, hogy az elkészült rendszer üzemeltetése egyszerűbb legyen. Az Azure bázisra épített megoldások ennek megfelelnek.

Az SAP S4/HANA megoldás szerepe a Boxy Logisztikai Zrt. működésében

A Boxy számára az egyik legfontosabb kritérium a rendszerintegráció átfutása mellett a skálázhatóság volt. A felmérési szakaszban több mint ötszáz elvárást azonosítottak a különböző üzleti területekről, majd az ajánlatkérési fázisban megvizsgált számos megoldás közül a cég végül az SAP S/4HANA felhő alapú ERP megoldása mellett döntött.

Az SAP szoftverlicencek beszerzése során a Boxy az RISE with SAP szolgáltatáscsomagot választotta. Ez a megoldás lehetővé tette, hogy a cég jelentősebb hardver beszerzés és üzemeltetési csapat nélkül tudja kialakítani és használni a szükséges SAP infrastruktúrát.

Az SAP megoldása az általános jellegű back office folyamatok támogatása mellett számos alaptevékenységet is lefed. Ezek közé tartozik a számlázás, a vevői folyószámlák kezelése, a csomagolóanyagok beszerzése és készletkezelése, valamint a kontrolling.

A Boxy Zrt. SAP S4/HANA bevezetési projekt tapasztalatai

A végleges IT architektúra meghatározására 2021 júliusában került sor, a részletes tervek pedig november közepére készültek el. A prototípus kialakítása, a tesztelések, majd a végfelhasználói oktatások után az éles indulás 2022 augusztus elsején történt.

A következő jelentős mérföldkövek az immár működő folyamatok számára az év végi kiemelt időszakok, a Black Friday és a karácsony lesznek.

A projekt a nagyszámú rendszer és szállító és az egyedi igények ellenére cégünk, a Onespire Zrt. támogatásával az eredeti terveknek megfelelően, a költségvetés és a funkcionális terjedelem módosítása nélkül, határidőre került leszállításra.

Ezt nagymértékben elősegítette, hogy a RISE with SAP szolgáltatáscsomag által kínált megoldások segítségével a bevezetés jóval gyorsabban és hatékonyabban történt a hagyományos SAP implementációs projektekhez képest:

• A felhő alapú infrastruktúra sokkal hamarabb rendelkezésre állt, nem volt szükség további hardver elemek beszerzésére és konfigurálására.
• A standardizált szolgáltatások és sablonok miatt az SAP rendszer telepítése is egyszerűbb volt.
• A rendelkezésre álló minta és best practice készlet segítségével a rendszerterv kialakítása gyorsabban történt.
• A konfiguráció a legjobb gyakorlatok, valamint a hozzájuk kapcsolódó transzportálható beállítások miatt lényegesen rövidebb idő alatt történt meg.
• A sztenderdizált szolgáltatásoknak köszönhetően a rendszer Bázis támogatása gyorsabban stabilizálódott.

A Onspire Zrt. SAP szakértőinek tapasztalatai alapján hagyományos módszerrel legalább 10 hónapig tart egy SAP S/4HANA bevezetési projekt. A RISE with SAP szolgáltatáscsomag segítségével ez 6,5 hónapra rövidült, ami jelentős eredmény az átfutási idő tekintetében.

A projekt során a megvalósítás a legtöbb esetben túlszárnyalta a Boxy előzetes elvárásait:

• A rendszer sebességére vonatkozóan kifejezetten magas igényeket határozott meg a Boxy, a megoldás a gyakorlatban ezeket felül is múlja mind a programfuttatások, mind a válaszidők tekintetében is.
• Bár a funkciók terén nem voltak jelentősebb elvárások, a Boxy szakértőinek elmondása szerint rendszerben a Universal Jurnal és a kontrolling területen végrehajtott változások kifejezetten előnyösek, illetve az üzleti partner átállás ténylegesen új lehetőségeket vezet be.
• Ügyfelünk meglátása alapján a Fiori felületek a kialakított megoldásban átgondoltak és az elvárásaikhoz képest kevesebb kompromisszumot jelentenek funkcionalitásban is, azonban sebességüket még érdemes lehet tovább optimalizálni.
• A SAP S/4HANA bevezetés során ügyfelünk elégedett volt a Onespire tanácsadók felkészültségével, a bevezetés, illetve az integrációs feladatok végrehajtásával.
• A rendszertámogatás kapcsán a RISE with SAP csomag kifejezetten elnyerte a Boxy tetszését, meglátásuk szerint a szolgáltatások a megadott SLA-k mentén rendkívül egyszerűen és felhasználóbarát módon érhetőek el. A támogatási feladatokat az SAP proaktívan, gyorsan és pontosan hajtja végre.

Összefoglalás

Onespire Zrt. büszke arra, hogy számára sikeresen és kereteken belül hajtotta végre a projektet, amely egyben az első magyarországi RISE with SAP S/4 HANA bevezetés volt.

Cégünk emellett a komplex informatikai környezet kialakítása során rendszerintegrátori szerepet töltött be, biztosítva a szállítók és a megoldásaik tökéletes összhangját.

Köszönjük a Boxy Logistics Zrt. bizalmát, valamint a projektben közreműködő szállítók és munkatársak professzionális közreműködését az SAP S/4HANA Cloud ERP bevezetése során.

Kérdése van az SAP S/4HANA, a felhős SAP megoldások, a RISE with SAP szolgáltatáscsomag, az egyedi szoftverfejlesztés vagy a rendszerintegrációs szolgáltatásainkkal kapcsolatban?

Küldje el üzenetét és szakértőink visszahívják!

Tekintse meg további bejegyzéseinket!