Távoli munkavégzés 2020-ban

A távoli munkavégzés 2020-ban alapértelmezetté vált

A COVID-19 járvány számos vállalkozás számára sokkoló élmény volt világszerte és jelenleg is nagy hatással van a napi üzletmenetre. Az egyik legjelentősebb változás az otthoni munkavégzés, amelyet nagyon rövid időn belül kellett lehetővé tenni majdnem a teljes dolgozói állomány számára.

A távoli munkavégzés technikai támogatása

Bár a számítógépes rendszerekhez való távoli hozzáférés friss megoldásnak tűnik, az otthoni munkavégzés már az elmúlt évtizedekben egyre elterjedtebbé vált és a szükséges technológia is elég hosszú ideje rendelkezésre áll. Dummy terminálokkal és betárcsázós telefonvonalakkal kezdődött a múlt században, amelyek korlátozott hatékonyságot és biztonsági funkciókat kínáltak. A legfigyelemreméltóbb mérföldkő a szélessávú internet megjelenése volt. A megfizethető csatlakozási díjért elérhető állandó internetkapcsolat felgyorsította a kiterjesztett vállalati modellre való áttérést.

Az elmúlt évtizedben a távoli elérés technológiája széles körben és kedvező áron elérhetővé vált, a biztonsági megoldások pedig a legtöbb üzleti felhasználó igényeit lefedik. Ez lendületet adott a public és private cloud szolgáltatásokra való migrációnak is, amely napjainkban az IT transzformációk egyik kiemelt prioritásává vált.

Jelenleg még mindig csak korlátozott számú szervezet vezette be teljeskörűen az úgynevezett „digital first” stratégiát és a széles körben használt távoli munkavégzés koncepciót. Bár a technológiai megoldások rendelkezésre állnak, mint mindig, a gondolkodásmód megváltoztatása sokkal tovább tart. A változás ellenállást vált ki, a munkavállalóknak és a menedzsmentnek is meg kell szoknia az új munkamódszereket.

A főbb trendek, amelyek elősegítették a megosztott munkacsoportok elterjedését

Az elmúlt két évtizedben számos nemzetközi vállalat váltott kiszervezett szolgáltató központ (Shared Service Centre) modellre. Közép-Kelet-Európa az európai „nearshore”, míg Délkelet-Ázsia az offshore SSC-k kedvelt székhelyévé vált. A szolgáltatások SSC-kbe történő központosítása a helyi piacokról volt az egyik fő mozgatórugója a földrajzilag megosztott teamek (distributed teams) videokonferencia és digitális együttműködési eszközök alapján történő munkavégzésének.

A munkavállalói elégedettség növelése és az irodai költségek csökkentése érdekében az alkalmazottak számára biztosították a fix asztalkiosztás nélküli agilis munkahelyek mellett az otthoni munkavégzést. Pár kivételes esetben néhány új vállalkozás teljesen távoli munkavégzésre állt át központi iroda nélkül, de ez a megoldás egyelőre csak niche iparágakra és szakmákra korlátozódik. A megosztott teamek azonban sokkal nagyobb koordinációt és támogatást igényelnek az eltérő országok, időzónák és kultúrák közötti hatékony kommunikáció biztosításához.

A projektalapú szervezetekben a megosztott teamek felé történő elmozdulás hatalmas keresletet váltott ki tapasztalt projekt- és programmenedzserek iránt, akik képesek megszervezni és támogatni az elosztott teamek munkáját, illetve kiaknázni az új költséghatékony működési modell előnyeit.

Az egy helyen elhelyezett vs. a földrajzilag megosztott teamek

Az agilis projektmenedzsment megközelítés nagyra tartja az egy helyen elhelyezett (co-located), önszerveződő, akár 10-12 fős informatikai fejlesztői csapatok előnyeit. Azonban még azok a nagy IT cégek is, amelyek a klasszikus vízesés projektmenedzsment megközelítés helyett az agilis módszertan alapján működnek, egyre nagyobb számban földrajzilag megosztott teameket használnak az egy helyen elhelyezett teamek helyett. Ennek oka a globalizáció, a szolgáltatások egész világra való kiterjedése, a növekvő költségek és az üzleti utazásokra vonatkozó biztonsági korlátozások.

Sok esetben egy hibrid csoportmodellt alkalmaznak, a legtöbb munkatárs a helyszínen, de néhány további résztvevő távolról dolgozik. A tapasztalatok alapján ez a modell nem annyira hatékony. A helyszínen tartózkodó csoporttagok számára a verbális és nonverbális kommunikáció használata jelentős előnyt biztosít, illetve őket a technológiai és a kollaborációs eszközök korlátai sem befolyásolják. Nagy kihívást jelent a távolról bejelentkező résztvevők figyelmének és aktivitásának fenntartása is.

Azok a munkacsoportok, ahol mindenki távolról dolgozik, sokkal kiegyensúlyozottabban működnének, mivel minden résztvevőnek kivétel nélkül ugyanazokat a munkamódszereket kell követnie.

Extrém forgatókönyv: 100% otthoni munkavégzés

2020 elején a távmunkát hirtelen széles körben kikényszerítette a COVID-19 világjárvány, előzetes értesítés és felkészülési lehetőség nélkül. Az első napokban hatalmas nyomás nehezedett az informatikai részlegekre, hogy a meglévő távoli elérési és kollaborációs eszközöket minden munkatárs számára biztosítsák, a megfelelő informatikai ellenőrzések mellett. A kezdeti IT kihívások után a távoli munkavégzés lett az új norma, a szervezetek pedig elkezdtek alkalmazkodni az új környezethez.

A folyamatban lévő projektek és kezdeményezések vezetőinek azonnal módosítaniuk kellett a prioritásaikon annak érdekében, hogy növeljék a teamtagok hatékony kommunikációját, megértsék a világjárvány hatásait, a teamtagok jólétére gyakorolt hatását, az otthoni munkavégzés fenntarthatóságát, a zárlat és az egészségügy leterheltsége miatti mentális nyomást. Ez az változás mennyiségi és minőségi változásokat egyaránt szükségessé tett a munkamódszereket illetően. Az érzelmi intelligencia kulcsfontosságú sikertényezővé vált az új munkakörnyezet kihívásainak megértéséhez, elemzéséhez és a szükséges változtatások végrehajtásához.

Megnövekedett igény az agilis gondolkodásmód iránti

Hat hónappal a járvány európai kitörését követően úgy tűnik, hogy az új munkakörnyezet nem rövidtávú, átmeneti megoldás, számos maradandó következménye lesz közép, sőt hosszú távon is. A program- és projektmenedzsment szakmának módosítania kell a projekt teljes életciklusán, beleértve a tervezési és projektindítási szakaszokat is. A lezárási rendelkezések által okozott nagyfokú bizonytalanság és gazdasági visszaesés az agilis projektirányítási gyakorlatok intenzívebb alkalmazását és a változó környezethez való gyors alkalmazkodást igénylik. Távoli munkavégzés esetén a munkatársak integrálása a projektbe és a csapat kialakítása csak a partnerek közötti nagyfokú bizalom, gyakori felülvizsgálati és minőségbiztosítási tevékenységek, illetve a projekt minden egyes szakaszára kiterjedő folyamatos monitorozás és utánkövetés esetén lehet sikeres.

Távoli munkavégzés 2020-ban: a kellemetlen tapasztalatok átalakítása hosszú távú előnyökké

Másrészt a világjárvány bebizonyította a távoli munkavégzés és a földrajzilag megosztott teamek nagyfokú életképességét, és feloldotta a tradicionális vezetők tudatalatti gátlásait. Az alkalmazottak megszokták a rugalmas munkafeltételeket és a digitális eszközöket. A vezetők jelentős tapasztalatokat szereztek a távoli munkavégzés előnyeiről és a kapcsolódó kockázatok lehetséges kezelési módszereiről. Már számos nagyvállalat jelentett be hosszabb távú és széleskörű otthoni munkavégzésre vonatkozó rendelkezéseket, illetve nyújtott pénzügyi támogatást a munkavállalóinak, hogy az új munkakörnyezetüket egészségessé és fenntarthatóvá tegyék. A jogalkotók megkezdték a nemzeti munkajogi szabályok felülvizsgálatát és módosítását, hogy alkalmazkodjanak az új üzleti környezethez, és ezt a példátlan tapasztalatot hosszú távú előnyökké alakítsák a munkavállalók, a vállalkozások és a teljes társadalom számára.

Tekintse meg további bejegyzéseinket!