S4 tapasztalatok egy zöldmezős beruházásnál

A projekt célja egy nem SAP ERP környezetről való átállás volt 2021-s éles indulási dátummal. A kialakítandó megoldásnak 1200 rendszerhasználót kellett kiszolgálnia.

A projekt klasszikus “vízesés” projekt metódus alapján zajlik. Egy 3 hónapos Koncepciós Tervezés szakaszt követett egy 6 hónapos Részletes Tervezés, és 2019 szeptemberében kezdetét vette az Implementációs szakasz, hogy többszöri tesztelési kört követően 2021-ben megtörténhessen az üzleti éles indulás.

Összegyűjtöttük az általunk legfontosabbnak ítélt 10 területet, melyekre egy S4 bevezetési projektben kellő figyelmet kell szánni, annak érdekében, hogy megfelelő megoldás kerüljön szállításra:

1. idő

Az egyik legfontosabb sikertényező. A projekt során az ügyfél jól mérte fel, hogy a komplex vállalati működés, a jelentős számú végfelhasználó és egy ERP rendszer cseréje mekkora változással jár és ezért kellő időt biztosít a bevezetésre, tesztelésre és oktatásra. Az egyes projekt szakaszok átfutási idejénél a komplexitás mellett azt is figyelembe kell venni, hogy ne legyen túl hosszú a szakasz, elkerülve, hogy a scope a szükségesnél is bővebb legyen.

2. szoftver verzió

Az SAP által kínált két megoldás (cloud és on-premise) esetében az on-premise által biztosított fejlesztési szabadság jelentette a különbséget. Ez volt a könnyebben eldönthető pont. A hosszú átfutási idő és a SAP Roadmap alapján az on-premise szoftver verziójának kiválasztása volt a kulcskérdés. Folyamatosan mérlegelni kellett az újabb verziók használatba vételét, figyelemmel arra, hogy hol van az a töréspont, ahol már a megoldás stabilitása fontosabb kérdés, mint az 5 éves támogatási idő. A döntésnél az ügyfél igények mellett a SAP Roadmap-ek információit is figyelembe vettük. A projekt során 1809-s változattal kezdtünk, jelenleg 1909 FPS02-s változaton dolgozunk és ez lesz az éles indulási változat is.

3. cloud vagy on-premise hosting

Ennél a szempontnál az ügyfél kockázatvállalási hajlandósága és „túl sok változás” okozta nehézségek elkerülése volt mérlegelési szempont. Önmagában az ERP váltás is jelentős változást okoz és a fokozatosság elve került alkalmazásra ennél a területnél.

4. IT architektúra

Megfelelő időt szükséges szánni, hogy minden szempontból elfogadható architektúra kerüljön kialakításra. Fontos mérlegelési szempont volt az egyes komponensek esetében, hogy embedded vagy decentralizált elemként kerüljenek bevezetésre (Fiori, EWM, PPDS).

5. Bázis

Korábbi R/3-s projektekhez képest jelentős mértékben megnőtt a Bázis terület fontossága és szerepe. Ez többlet erőforrás igényt jelent.

6. „Roadmap” gondolkodás

Az egyik legnehezebb terület a scope és a megoldást jelentő építőkockák összeállítása. Egyrészt figyelni kell arra, hogy megvalósítható scope kerüljön kialakításra, másrészt licensz szempontok alapján is mérlegelni szükséges és a „mindent is” igényeket kezelni szükséges. A projekt elejétől fogva készítünk és frissítünk egy roadmap-et, amely azokat az elemeket, fejlesztési irányokat tartalmazza, amelyek bevezetése az éles indulás követően is elfogadható.

7. Megoldás vs Licensz

A folyamatok kialakításánál figyelni kell arra is, hogy az S4 licenszelés milyen változásokat hozott. Nagyon gondosan kell eljárni, hogy egy adott üzleti igényre milyen megoldás kerül kialakításra, hiszen a licensz vásárlási hajlandóság ügyfél adottság, de egyre több területen már 1-1 folyamat is újabb licensz beszerzését igényelheti. Mindenképpen javasoljuk, hogy már a Koncepcionális Tervezésnél kellő hangsúly legyen a licensz területen.

8. Fiori

Ügyfelünk általi elvárás volt a Fiori használat éles induláskor. A projektmunka során igyekeztünk ezt maximálisan betartani, de tapasztalatunk az, hogy területenként mérlegelni szükséges, akár funkcionalitás, akár felhasználó szám, akár Fiori fejlettség alapján, hogy hol célszerű GUI-t használni éles induláskor és hol lehet Fiorival indulni. Jelenleg a területek 80%-a Fiori használattal indul el. Fejlesztéseknél is a fokozatosság elvét javasoljuk követni. Mérlegelni szükséges, hogy egy-egy fejlesztési igény esetében szükséges-e mindenképp új generációs Fiori-s csempét készíteni, vagy elegendő egy Fiori-like csempe.

9. Rendszerhasználat

Nem SAP-ról történő S4 bevezetésnél fontos, hogy a lehető leghamarabb rendszerhasználatot hozzunk a projektbe, akár a Részletes Tervezésnél. Ez segíti az ügyfelet, hogy lássa a felületet, a folyamatot. A Superuser / Kulcsfelhasználó oktatás összehangolása a Funkcionális Teszteléssel jelentősen hozzájárult ahhoz, hogy könnyen és gyorsan elsajátították a megoldást ügyfél oldalon.

10. Integráció

Mind tanácsadói, mind ügyfél oldalon kiemelt területként kell kezelni az integrációt. Ennek a projekt egészében meg kell jelennie, szervezetileg, projekt feladatokban és végrehajtásban is. Több integrációs témában is külön workshop-ok és tudásátadások kerültek megtartásra, emellett belső műhelymunka során kerültek az egyes építőelemek összehangolásra. Ez hozzájárult ahhoz, hogy jó minőségű megoldás készüljön.

Bízunk benne, hogy tapasztalataink megosztásával hasznos információkkal tudtuk segíteni az Önök munkáját. További kérdés és tapasztalatcsere igény esetén pedig állunk szíves rendelkezésre.

Szerző: Patkás Ferenc, projektvezető