SAP HR modul bevezetés egy német autógyártó cég számára

Bejegyzésünk a sikeres SAP emberi erőforrás menedzsment megoldás implementációját mutatja be röviden.

Cégünk, a Onespire Zrt. alakította ki a 2021 januárja óta használatban levő SAP HR modult a német autóipari cég hazai egysége számára.

Az autógyártó cég hazai terveinek HR támogatása

Immár több mint egy éve működik az az SAP HR rendszer, amelyet a német autógyártó partnereként vezettünk be az új magyarországi gyár bővülésének kiszolgálásához.

Az épülő üzmeben az emberi erőforrás folyamatok támogatására az SAP HR modulja került kiválasztásra. A bevezetés folyamata agilis módszertan alapján zajlott. A magyarországi operációt kiszolgáló HR rendszer a német cég nagy, egységes, nemzetközi SAP HR rendszerébe integrálódott, amely az autóipari óriás szinte összes vállalatának és munkatársainak adatait tartalmazza a világban.

Az SAP HR modul bevezetési projekt főbb szakaszai és az érintett komponensek

Az SAP HR (Human Resource Management – Emberi Erőforrás menedzsment) modul bevezetése két fő fázisban történt. Az első szakaszban történt az úgynevezett ’User Story’-k megalkotása, majd a másodikban a sprintek végrehajtása. A kialakított SAP HR rendszert 2021. januárjában vették használatba a cég érintett szervezeti egységei. Azóta a Onespire Zrt. szakértői a SAP HR rendszer támogatását, a törvényi változások követését, valamint a felmerülő új igények megvalósítását végzik.

Az SAP HR moduljában a cég munkatársai az alábbi almodulokat vették használatba:

SAP Személyügyi Adminisztráció (SAP PA – Personnel Administration)
SAP Szervezetmenedzsment (SAP OM – Organization Management)
SAP Időgazdálkodás (SAP PT – Time Management)
SAP Bérszámfejtés (SAP PY – Payroll)

A német cég hazai SAP HR moduljához kapcsolódó rendszerek

A meglévő emberi erőforrás menedzsment rendszer kapcsolódik az autógyártó nemzetközi pénzügyi SAP, banki, dolgozói önkiszolgáló valamint adattárház rendszereihez. A magyar vállalat SAP HR moduljának bevezetése is tartalmazta a fenti rendszerekhez való kapcsolatainak kialakítását, beleértve egyes országfüggő folyamatokat és, beállításokat is.

A Onespire Zrt. által kialakított megoldás elsősorban az SAP HR modul igényeknek megfelelően testreszabott magyarországi verzióját tartalmazza. Egyes hazai folyamatok (például a Cafeteria, utazási elszámolások, bruttósítás) támogatására SAP HR oldali fejlesztések is történtek. A kialakított magyar környezet az országspecifikus fejlesztések mellett illeszkedik olyan belső SAP fejlesztésekhez is, amelyek általában globálisan érvényesek a német autógyártó nemzetközi belső folyamatai szerint.

Az SAP HR modul bevezetési projekt során alkalmazott módszertanok áttekintése

Cégünk, a Onepsire Zrt. által végrehajtott SAP HR modul bevezetés egy jól felépített egységes nemzetközi sablonon alapul, amely az SAP HR megoldásban előírt belső szabványokat, kódrendszereket és egyéb előírásokat tartalmazza. Ezt egészíti ki az országfüggő specialitásokat, így például a bérszámfejtést és a törvényi megfelelőséget biztosító terv. Az SAP HR modul tervezése és megvalósítása a szokásostól eltérően és SAP környezetben a vállalatcsoporton belül első alkalommal nem vízesés, hanem agilis módszertan alapján történt.

Az agilis módszertannal történő SAP modul bevezetés a korábban megszokottakhoz képest jó néhány kihívást tartogatott. Azonban a csapat gyorsan alkalmazkodott az új megközelítésmódhoz és rövidesen mindenki érzékelte az agilis szemlélet pozitív hatásait. Emellett természetesen voltak olyan jellegű feladatok mint a migráció, az integrációs tesztelés vagy a cutover, amelyek továbbá is a hagyományos vízesés módszertant követték. Ebben a formában ez egyfajta hibrid projektmenedzsment modellnek tekinthető, amely tapasztalataink alapján egyre gyakoribbá válhat a komplex ERP rendszer bevezetési és egyéb vállalatirányítási megoldásokhoz kötődő projektek leszállításánál.

Az agilis módszertan legnépszerűbb elemei a folyamatos javulásban rejlenek. Minden egyes sprint végével a csapattagok kiértékelik, hogy melyek voltak azok a feladatok, amelyek megfelelő módon kerültek végrehajtásra, illetve hol rejlenek fejlődési lehetőségek. Az utóbbi elemekből konkrét és végrehajtandó feladatokat fogalmaznak meg, így ez nem csak egy adminisztrációs lépés.

Az emberi erőforrás modul tesztelése és dokumentációja

A projekt második felétől a sprinteken belüli tesztelések már közel végleges fejlesztéseken kerültek végrehajtásra. Így az SAP HR modul felhasználói hamarabb ismerhették meg a rendszer működését, illetve jelezhették az esetleges újabb igényeiket is, amelyeket az agilis módszertan rugalmasabban tudott kezelni. Mivel a kezdeti létszám alacsony volt a hazai telephelyen, ezért az összes érintett felhasználó be volt vonva a projektbe, jelentősen csökkentve ezzel a későbbi SAP HR modul oktatások szükségességét. Az SAP HR rendszerben elvégzett szoftver fejlesztéseink a német autógyártó cég egységes belső fejlesztési szabványait követik.

A hazai gyár SAP emberi erőforrás moduljának felhasználóinak támogatásához elkészítettünk egy olyan felhasználói kézikönyvet, amely az autógyár specifikus működési leírásai mellett a folyamatosan bővülő magyar standard SAP HR dokumentációra történő kereszthivatkozásokat is tartalmazza. Ezáltal a kézikönyv hosszú időn át, kis ráfordítással naprakészen tartható a folyamatosan változó jogszabályi környezetben is. Az SAP HR modul implementációja során havi sprintekben dolgoztunk, és több mint 100 különböző nagyságrendű ‘User Story’ került leszállításra. A spintek végén elkészült SAP HR megoldásokat a magyar felhasználók vették át üzleti oldalról, a müncheni csapat a központi rendszer oldaláról, valamint az üzemeltetést támogató csapat Dél-Afrikából.

Az SAP HR modul implementációs projektjének értékelése

Az SAP HR modul bevezetési projekt sikerességének és határidőre történő leszállításának híre a német autógyártó óriás menedzsmentjéig is eljutott. Az alapfeladat lezárását követően, a támogatási fázisban folytatódik együttműködésünk kiemelt üzleti partnerünkkel.