Szállítói számlák, alvállalkozói teljesítések és banki utalások összehangolt és hatékony kezelése

Ismerje meg, hogyan képes cégünk digitalizált számla- és banki utalás kezelő megoldása, a Onespire DocuLine optimalizálni az érintett folyamatokat egy projekt alapú szervezetnél!

Ügyfelünk tevékenységének és pénzügyi bizonylatainak áttekintése

Cégünket egy piacvezető hazai produkciós és tartalomgyártó vállalkozás kérte fel a működése során keletkező nagy mennyiségű pénzügyi bizonylat kezelése, az alvállalkozók közreműködésének nyomonkövetése, valamint a banki utalások teljesítése terén tapasztalható kihívásaik hatékony szoftveres támogatása céljából.

Tartalomgyártói tevékenységük nagyszámú alvállalkozó közreműködésével jár együtt, illetve annak jellege miatt változatos helyszíneken dolgoznak, különböző stúdiókban és külső forgatásokon. Emellett a gyártás során a külső lokációkban dolgozó kollégák bankkártyás és készpénzes beszerzéseinek elszámolása is folyamatos és összetett egyeztetést és jóváhagyást igényel.

A produkciós cég az együttműködésünk megkezdésekor havonta átlagosan 2-3000 bejövő pénzügyi bizonylatot kezelt, amelyek feldolgozása és főkönyvi feladása ekkor még manuálisan történt. A kapcsolódó teljesítésigazolási, kontírozási és utalási folyamatokat Microsoft Excel táblázatokban és emailes kommunikációval támogatták.

A kihívások, amelyekkel szembesültünk

A projektalapú működés sajátosságai

A projektalapú működés miatt a kialakítandó megoldásunknak iparág-specifikusnak kellett lennie.

A projekt alapú költségbontás miatt a kontrolling adatszolgáltatási igények is eltértek egy kereskedő vagy gyártó cég elvárásaitól.

A pénzügyi tervezéshez a főkönyvi adatoknál részletesebb analitikára volt szükség, projekt szemléletű bontásban, amelyet a főkönyvtől eltérő struktúrában kellett kialakítani.

Emellett a dokumentumkezelésnek is a projektek köré kellett szerveződnie.

A projektek megvalósítása, a produkciók gyártása nagyszámú alvállalkozó közreműködését igényli, amelyek köre, illetve a teljesítésük is változatos és összetett. Például egy alvállalkozó számos projekten is dolgozhat egy időben, az általa nyújtott azonos szolgáltatás ára projektenként változhat, egy projekten belül több alkalommal is teljesíthet, a szolgáltatások számlázása történhet gyűjtő számlán is, ahol több projekt több szolgáltatását tünteti fel, de emellett számos egyéb kivételes eset is előfordulhat.

A napi működés terén tapasztalt legégetőbb problémák

Az ügyfelünk által használt megoldások és manuális folyamatok miatt az alábbi területeken voltak tapasztalhatók a napi működés hatékonyságát nagy mértékben korlátozó problémák:

• a projekt alapú költségkimutatás és kontrolling adatszolgáltatás folyamatos és jelentős mennyiségű munkát generált, azonban az eredménye sok esetben pontatlan volt,
• az alvállalkozói teljesítések nyomonkövetése a megrendeléstől a pénzügyi teljesítésig nehezen volt nyomon követhető, illetve sebessége jelentősen elmaradt az elvárttól,
• az utalási állományok összeállítása sok energiát igényelt és az eredménye sokszor pontatlan volt,
• a forgatási helyszíneken dolgozó munkatársak eseti beszerzéseinek és kifizetéseinek jóváhagyása, pénzügyi teljesítése és a megfelelő projekthez rendelése lassú és nehézkes volt.

Ismerősek a fenti problémák?

Ismerje meg a Onespire Zrt. DocuLine vállalati dokumentumkezelő alkalmazását, amely hatékony digitalizációs és munkafolyamat automatizálási megoldást jelenthet a fenti kihívásokra is!

Megoldásunk bemutatása

A cégünk által javasolt megoldás és ügyfelünk kiemelt elvárásai

Alkalmazásunk lefedte az alábbi főbb igényeket:

• Projektszemléletű megoldás, amely az egy produkció = egy projekt alapelvet követi.
• Projekt alapú költségbontás és kontrolling adatszolgáltatás a lehető legkevesebb manuális beavatkozással.
• Alvállalkozói teljesítések pénzügyi kezelésének digitalizációja és folyamatszabályozása.
• Adatszolgáltatás a projektszemléletű pénzügyi tervezéshez, a főkönyvi adatoknál részletesebb analitika alapján és projektszemléletű bontásban, a főkönyvtől elérő struktúrában.
• Az elszámolási folyamatok digitalizálása és felgyorsítása.
• A banki utalási állományok generálása, gyors számlakiegyenlítési lehetőségek megteremtése digitalizációval és automatizált folyamatvezérléssel.

A szállítói számlák feldolgozását lefedő folyamatok mellett kialakított funkciók

A DocuLine megoldásunkon alapuló egyedi alkalmazás központi egységei:

• A projektekhez tartozó dokumentumok, mint például az ajánlatkérések, az árajánlatok és a szerződések központi, strukturált, példány és metaadat szintű tárolása és kezelése.
• A sztenderd és gyakran használt alvállalkozói szolgáltatások aktuális árainak strukturált tárolása, mint például árlisták, kedvezmények, megállapodások.
• A megrendelések automatikus generálása és kiküldése az alvállalkozók számára.
• A teljesült szolgáltatások visszaigazolása, valamint a teljesítés igazolások automatikus generálása.
• A banki utalási állományok előállítása és a banki beküldés előkészítése, támogatása.
• Mobil alkalmazás létrehozása a forgatási helyszíneken dolgozó kollégák pénzügyi elszámolásához.

A megoldásunk főbb funkcionális egységei

A cégünk által kialakított digitalizációs megoldás az alábbi területeket fedi le:

• Aktuális projektek listája, ahol a műsorok pénzügyi adatai és dokumentumai egységesen áttekinthetők és elérhetők.
• A projektek pénzügyi költségvetésének elkészítését lehetővé tevő felület a beérkezett ajánlatok és a szolgáltatások árazása alapján.
• Az előzetes költségvetéshez kapcsolódó jóváhagyási folyamat.
• A szállítói teljesítések digitális jóváhagyása.
• A szállítók számára a teljesítési igazolások kiállítása.
• A teljesítés igazolások automatikus kiküldése és hierarchikus adatok kezelése.
• A számlák és projektek összerendelése.
• Gyűjtőszámlák előkontírozása, tételadatok projekthez rendelése.
• A külső helyszíneken dolgozó munkatársak bankkártyás és készpénzes kiadásainak kezelése. Azonnali utalás igénylése, illetve jóváhagyás a nagyobb összegű tételek esetén, banki utalási állomány generálással és beküldéssel.
  A vevői szerződések és számlák összerendelése a projektekkel.

Szeretné részletesebben megismerni a Onespire Zrt. DocuLine vállalati dokumentumkezelő alkalmazást?

Kattintson az alábbi gombra!

A bevezetést követően tapasztalt eredmények

Cégünk, a Onespire Zrt. által kialakított, a DocuLine megoldásunkon alapuló, testre szabott alkalmazás használata során ügyfelünk az alábbi eredményeket tapasztalta:

• A digitalizált számlakezelés és az átlátható folyamat státuszok révén minden szükséges információ egy helyen érhető el.
• A digitális számlatár, amely visszakereshető, szűrhető és rendezhető nézetekkel rendelkezik, megkönnyíti az egyes bizonylatok előkeresését.
• Az azonnali banki átutalások zárt folyamatba foglalása, amelyhez pontos folyamat-történet kapcsolódik megkönnyíti a jóváhagyást és az esetleges utólagos elemzést, átlátható folyamatot és teljesített audit követelményt eredményez.
• A mobil applikáció, amely a kisértékű, helyszíni beszerzéseket támogatja, hatékonyabbá teszi azok rögzítését, esetleges jóváhagyását, a bankkártya- és készpénztranzakciók elszámolását.
• A projekt szemléletű adatszolgáltatás lehetővé teszi a pénzügyi kontrollinghoz szükséges információk egyszerű előállítását.

Fedezze fel, hogyan képes a Onespire Zrt. vállalati dokumentumkezelő alkalmazása, digitalizációs, számlakezelő és munkafolyamat automatizálási megoldásokkal támogatni cége hatékony működését!

Vegye fel kapcsolatot szakértőinkkel most!

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!