Szállítói számlák, alvállalkozói teljesítések és banki utalások összehangolt és hatékony kezelése

Egy projektalapon működő tartalomgyártó ügyfelünknél – Esettanulmány

Onespire Zrt.

Ismerje meg, hogyan képes cégünk digitalizált számla- és banki utalás kezelő megoldása, a Onespire DocuLine optimalizálni az érintett folyamatokat egy projekt alapú szervezetnél!

Ügyfelünk tevékenységének és pénzügyi bizonylatainak áttekintése

Cégünket egy piacvezető hazai produkciós és tartalomgyártó vállalkozás kérte fel a működése során keletkező nagy mennyiségű pénzügyi bizonylat kezelése, az alvállalkozók közreműködésének nyomonkövetése, valamint a banki utalások teljesítése terén tapasztalható kihívásaik hatékony szoftveres támogatása céljából.

Tartalomgyártói tevékenységük nagyszámú alvállalkozó közreműködésével jár együtt, illetve annak jellege miatt változatos helyszíneken dolgoznak, különböző stúdiókban és külső forgatásokon. Emellett a gyártás során a külső lokációkban dolgozó kollégák bankkártyás és készpénzes beszerzéseinek elszámolása is folyamatos és összetett egyeztetést és jóváhagyást igényel.

A produkciós cég az együttműködésünk megkezdésekor havonta átlagosan 2-3000 bejövő pénzügyi bizonylatot kezelt, amelyek feldolgozása és főkönyvi feladása ekkor még manuálisan történt. A kapcsolódó teljesítésigazolási, kontírozási és utalási folyamatokat Microsoft Excel táblázatokban és emailes kommunikációval támogatták.

A kihívások, amelyekkel szembesültünk

A projektalapú működés sajátosságai

A projektalapú működés miatt a kialakítandó megoldásunknak iparág-specifikusnak kellett lennie.

A projekt alapú költségbontás miatt a kontrolling adatszolgáltatási igények is eltértek egy kereskedő vagy gyártó cég elvárásaitól.

A pénzügyi tervezéshez a főkönyvi adatoknál részletesebb analitikára volt szükség, projekt szemléletű bontásban, amelyet a főkönyvtől eltérő struktúrában kellett kialakítani.

Emellett a dokumentumkezelésnek is a projektek köré kellett szerveződnie.

A projektek megvalósítása, a produkciók gyártása nagyszámú alvállalkozó közreműködését igényli, amelyek köre, illetve a teljesítésük is változatos és összetett. Például egy alvállalkozó számos projekten is dolgozhat egy időben, az általa nyújtott azonos szolgáltatás ára projektenként változhat, egy projekten belül több alkalommal is teljesíthet, a szolgáltatások számlázása történhet gyűjtő számlán is, ahol több projekt több szolgáltatását tünteti fel, de emellett számos egyéb kivételes eset is előfordulhat.

A napi működés terén tapasztalt legégetőbb problémák

Az ügyfelünk által használt megoldások és manuális folyamatok miatt az alábbi területeken voltak tapasztalhatók a napi működés hatékonyságát nagy mértékben korlátozó problémák:

  • a projekt alapú költségkimutatás és kontrolling adatszolgáltatás folyamatos és jelentős mennyiségű munkát generált, azonban az eredménye sok esetben pontatlan volt,
  • az alvállalkozói teljesítések nyomonkövetése a megrendeléstől a pénzügyi teljesítésig nehezen volt nyomon követhető, illetve sebessége jelentősen elmaradt az elvárttól,
  • az utalási állományok összeállítása sok energiát igényelt és az eredménye sokszor pontatlan volt,
  • a forgatási helyszíneken dolgozó munkatársak eseti beszerzéseinek és kifizetéseinek jóváhagyása, pénzügyi teljesítése és a megfelelő projekthez rendelése lassú és nehézkes volt.

Ismerősek a fenti problémák?

Ismerje meg a Onespire Zrt. DocuLine vállalati dokumentumkezelő alkalmazását, amely hatékony digitalizációs és munkafolyamat automatizálási megoldást jelenthet a fenti kihívásokra is!

Megoldásunk bemutatása

A cégünk által javasolt megoldás és ügyfelünk kiemelt elvárásai

Alkalmazásunk lefedte az alábbi főbb igényeket:

  • Projektszemléletű megoldás, amely az egy produkció = egy projekt alapelvet követi.
  • Projekt alapú költségbontás és kontrolling adatszolgáltatás a lehető legkevesebb manuális beavatkozással.
  • Alvállalkozói teljesítések pénzügyi kezelésének digitalizációja és folyamatszabályozása.
  • Adatszolgáltatás a projektszemléletű pénzügyi tervezéshez, a főkönyvi adatoknál részletesebb analitika alapján és projektszemléletű bontásban, a főkönyvtől elérő struktúrában.
  • Az elszámolási folyamatok digitalizálása és felgyorsítása.
  • A banki utalási állományok generálása, gyors számlakiegyenlítési lehetőségek megteremtése digitalizációval és automatizált folyamatvezérléssel.

A szállítói számlák feldolgozását lefedő folyamatok mellett kialakított funkciók

A DocuLine megoldásunkon alapuló egyedi alkalmazás központi egységei:

  • A projektekhez tartozó dokumentumok, mint például az ajánlatkérések, az árajánlatok és a szerződések központi, strukturált, példány és metaadat szintű tárolása és kezelése.
  • A sztenderd és gyakran használt alvállalkozói szolgáltatások aktuális árainak strukturált tárolása, mint például árlisták, kedvezmények, megállapodások.
  • A megrendelések automatikus generálása és kiküldése az alvállalkozók számára.
  • A teljesült szolgáltatások visszaigazolása, valamint a teljesítés igazolások automatikus generálása.
  • A banki utalási állományok előállítása és a banki beküldés előkészítése, támogatása.
  • Mobil alkalmazás létrehozása a forgatási helyszíneken dolgozó kollégák pénzügyi elszámolásához.

A megoldásunk főbb funkcionális egységei

A cégünk által kialakított digitalizációs megoldás az alábbi területeket fedi le:

  • Aktuális projektek listája, ahol a műsorok pénzügyi adatai és dokumentumai egységesen áttekinthetők és elérhetők.
  • A projektek pénzügyi költségvetésének elkészítését lehetővé tevő felület a beérkezett ajánlatok és a szolgáltatások árazása alapján.
  • Az előzetes költségvetéshez kapcsolódó jóváhagyási folyamat.
  • A szállítói teljesítések digitális jóváhagyása.
  • A szállítók számára a teljesítési igazolások kiállítása.
  • A teljesítés igazolások automatikus kiküldése és hierarchikus adatok kezelése.
  • A számlák és projektek összerendelése.
  • Gyűjtőszámlák előkontírozása, tételadatok projekthez rendelése.
  • A külső helyszíneken dolgozó munkatársak bankkártyás és készpénzes kiadásainak kezelése. Azonnali utalás igénylése, illetve jóváhagyás a nagyobb összegű tételek esetén, banki utalási állomány generálással és beküldéssel.
    A vevői szerződések és számlák összerendelése a projektekkel.

Szeretné részletesebben megismerni a Onespire Zrt. DocuLine vállalati dokumentumkezelő alkalmazást?

Kattintson az alábbi gombra!

A bevezetést követően tapasztalt eredmények

Cégünk, a Onespire Zrt. által kialakított, a DocuLine megoldásunkon alapuló, testre szabott alkalmazás használata során ügyfelünk az alábbi eredményeket tapasztalta:

  • A digitalizált számlakezelés és az átlátható folyamat státuszok révén minden szükséges információ egy helyen érhető el.
  • A digitális számlatár, amely visszakereshető, szűrhető és rendezhető nézetekkel rendelkezik, megkönnyíti az egyes bizonylatok előkeresését.
  • Az azonnali banki átutalások zárt folyamatba foglalása, amelyhez pontos folyamat-történet kapcsolódik megkönnyíti a jóváhagyást és az esetleges utólagos elemzést, átlátható folyamatot és teljesített audit követelményt eredményez.
  • A mobil applikáció, amely a kisértékű, helyszíni beszerzéseket támogatja, hatékonyabbá teszi azok rögzítését, esetleges jóváhagyását, a bankkártya- és készpénztranzakciók elszámolását.
  • A projekt szemléletű adatszolgáltatás lehetővé teszi a pénzügyi kontrollinghoz szükséges információk egyszerű előállítását.

Fedezze fel, hogyan képes a Onespire Zrt. vállalati dokumentumkezelő alkalmazása, digitalizációs, számlakezelő és munkafolyamat automatizálási megoldásokkal támogatni cége hatékony működését!

Vegye fel kapcsolatot szakértőinkkel most!

A szállítói számlák, alvállalkozói teljesítések és banki utalások összehangolt és hatékony kezelése egy projektalapon működő tartalomgyártó ügyfelünknél

Onespire Zrt. Esettanulmány

Onespire logó kicsi

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!

Onespire főzőverseny 2024

Hagyományos ízek és kreatív csapatok versenye: Felejthetetlen csapatépítő nap a Onespire-nél!

Onespire Gyermeknap 2024

Múlt vasárnap a Nemzetközi Gyermeknapon kicsit átalakult a Onespire Iroda.

Onespire Ultrabalaton 2024

Beszámoló az idei Ultrabalaton fantasztikus élményeiről és eredményeiről a Onespire csapattól.

Budapesti Gazdasági Egyetem szakest 2024

A hallgatók vállalatok előadásait hallgathatták meg, valamint érdeklődhettek a pályakezdési lehetőségekről.

Az SAP S/4HANA FSCM Credit Management és az SAP ECC SD alapú hitelkezelés összehasonlítása

Bemutatjuk a kétféle megoldást, illetve új típusú SAP S/4 HANA termék által okozott változásokat.

SAP Partner Kick-off 2024

Halmos Endre, cégünk igazgatósági tagja részt vett az SAP által szervezett zágrábi eseményen.

Junior Gokart Program 2024

Egy izgalmas gokartozáson vettek részt munkatársaink, ahol többkörös versenyben mérették meg magukat.

SAP konferencia 2024 február

Egyedülálló találkozót szerveztünk a múlt héten az SAP S/4HANA és a kapcsolódó forradalmi megoldások bemutatására.

Évindító All-Staff Meeting & Díjátadó 2024

Idén is a Larus Étterem és Rendezvényközpont adott otthont a szokásos eseményünknek.

A Onespire Zrt. 2023 év végi támogatási tevékenységei

Év végi akciónk keretében három nonprofit közhasznú szervezet működését támogattuk.

SAP CDS Views: Az SAP HANA elsődleges adatszolgáltatási technológiája

Bejegyzésünkben áttekintjük az SAP HANA adta riportlehetőségeket, illetve az általuk kínált lehetőségeket

Onespire Karácsonyi Party 2023

A Onespire csapata idén sem felejtette el a karácsonyi ünneplést, melynek ezúttal a Symbol adott teret.

Kérdése van szolgáltatásainkkal kapcsolatban?

Vegye fel a kapcsolatot a Onespire szakértőivel!

Kövesse közösségi média oldalainkat!