Szállítói számlakezelés folyamatának optimalizálása egy hazai elektronikai kereskedőcégnél

Esettanulmány

Onespire Zrt.

Ismerje meg, hogyan képes cégünk digitalizációs megoldása jelentős mértékben felgyorsítani és hatékonyabbá tenni a bizonylatok feldolgozását, illetve drasztikusan csökkenteni a folyamat erőforrás-igényét!

Kiinduló helyzet: Ügyfelünk bemutatása

Cégünket egy olyan kereskedelmi vállalat kereste meg, amely havi szinten nagyjából 1500-2000 bejövő pénzügyi bizonylatot kezel. Ezek döntő többsége számla, amelyek több mint kétharmada magyar adószámmal kerül kiállításra.

Elmondásuk szerint a bejövő bizonylatok iktatása, szortírozása és a vállalati folyamatokba illesztése manuálisan történik. A kapcsolódó munkafolyamatokat pedig különböző Microsoft Excel táblázatokkal és email folyamokkal támogatják.

Megoldandó problémák: Késedelem, káosz és vakrepülés

Ügyfelünk munkatársai már az első igényfeltáró megbeszélésen hosszasan és részletesen sorolták azokat a napról-napra kritikusabbá váló problémákat, amelyek következtében állandósultak a beszállítói reklamációk, a jelentős mértékű fluktuációt eredményező belső konfliktusok, a rengeteg erőforrást felemésztő és kérdéses hatékonyságú manuális egyeztetési feladatok, valamit a naprakész és megbízható adatok hiányából fakadó bizonytalanság.

Az alábbi fő problémákat azonosítottuk a szállítói számlák kezelése terén:

  • A fizetési határidők betartása jelentős kihívás, gyakoriak a csúszások, mert a belső jóváhagyási, engedélyezési folyamat több időt vesz igénybe, mint a halasztott fizetés határideje.
  • Sok esetben a bizonylatok eltűnnek, elkallódnak és erre csak akkor derül fény, ha a szállító reklamál a lejárt követelés miatt. Nem ritka, hogy ilyen esetben újra be kell kérni az érintett számlát és elölről kell kezdeni a jóváhagyási folyamatot.
  • A belső jóváhagyási folyamatoknál napi szintű kihívást jelent annak eldöntése, hogy egy adott ügy melyik munkatárs közreműködésére vár, illetve, hogy az érintett egyáltalán tud-e arról, hogy elvégzendő feladata van ezzel kapcsolatban, ami sok esetben konfliktust okoz.
  • A szállítói számlákról csak főkönyvi analitika áll rendelkezésre az adott ÁFA periódus zárása után, visszamenőlegesen. A különböző előrejelzések kialakításához, a cashflow tervezéshez, valamint a partner szintű pénzügyi tervezéshez nem áll rendelkezésre valós idejű, megbízható, érdemi adat, ami ellehetetleníti a megalapozott döntések meghozatalát.
  • A különböző bizonylatok kezelése, iktatása, lefűzése, mappázása nagyon sok erőforrást emészt fel.

Ismerősek a fenti problémák?

Ismerje meg a Onespire Zrt. DocuLine vállalati dokumentumkezelő alkalmazását, amely hatékony digitalizációs és munkafolyamat automatizálási megoldást jelenthet a fenti kihívásokra is!

A Onespire javaslata

Megoldás 1.0 – A bejövő számlák feldolgozási folyamatának optimalizálása

A problémák és igények feltárását követően első körben cégünk szakértői egy olyan alkalmazást vázoltak fel ügyfelünk számára, amely az alábbi pontokon optimalizálta a szállítói számlák és egyéb bizonylatok feldolgozásának folyamatát:

  • Valamennyi bejövő számla és bizonylat digitalizálásra kerül, így a dokumentumok adattartalma digitális feldolgozás után az adatbázisban rendelkezésre állnak, ahol digitális adatként, tehát nem csak kép formátumban kerülnek eltárolásra.
  • A digitális feldolgozás lépései:
    • Amennyiben olvasható PDF fájlról van szó, akkor az alkalmazás kiolvassa a dokumentum adattartalmát.
    • Papíralapú bizonylat esetén a dokumentum szkennelését követően optikai karakterfelismerés (OCR, Optical Character Recognition) segítségével történik meg az adatok digitalizálása.
    • A NAV interfész révén az alkalmazás a belföldi adószámos szállítói számlákat lekérdezi az adóhatóság adatbázisából.
    • Szükség esetén sor kerül a számla adattartalmának manuális rögzítésére.
  • Az összes bejövő számla digitálisan érkeztetésre kerül, időbélyeg segítségével eltárolva a beérkezés pontos idejét. Az időbélyegzett digitális dokumentum a papíralapú irattal egyenértékű, így annak tárolása, mappázása szükségtelen. Ennek köszönhetően a cégnek csak a bizonylatok digitális példányait kell megőriznie.
  • A papíralapú dokumentumok ömlesztve, szortírozás és kategorizálás nélkül tárolhatók, vagy akár meg is semmisíthetők. Az időbélyeg a Netlock szolgáltatása segítségével kerül beépítésre a rendszerbe.
  • Az előkontírozás során azon számlák esetében, ahol több tételsor is szerepel, ott a tételadatok is rögzítésre kerülnek, digitális adatkinyeréssel, vagy a kivételek esetén manuálisan. Az előkontírozás fázisában a digitális adatkinyerés aránya meghaladja a 80 százalékot.
  • A számlaigazolási, jóváhagyási folyamat futtatása során valamennyi bejövő számla egy előre meghatározott folyamatnak megfelelően a felelősök által leigazolásra vagy visszautasításra kerül. A számlák ellenőrzését célzó folyamatok digitálisan futnak (workflow), az automatizálás aránya 90 százalék feletti. Az esetek döntő többségében a digitális adatfeldolgozás alapján a rendszer automatikusan indítja a megfelelő jóváhagyási folyamatot, minden emberi beavatkozás nélkül. A fennmaradó kivételes esetekben egy operátor dönt arról, hogy az adott bizonylatot kinek kell jóváhagynia.
  • A szállítótörzzsel és összerendeléssel kapcsolatos lépésekben a rendszer interfészen keresztül folyamatosan átveszi a cég központi szállító törzsadatait az SAP vállalatirányítási rendszerből (LINK Onespire SAP szolgáltatások oldalra).
  • A digitális feldolgozás során a bejövő bizonylat automatikusan hozzárendelésre kerül a szállítóhoz. Adott esetben kivételfolyamat indul, ha olyan partner küldi a számlát, amely még nem szerepel a szállítótörzsben.
  • A rendszer konzisztenciája biztosított, mert az SAP vállalatirányítási rendszer szállítótörzséből dolgozik és az adatok szinkronban maradnak.
  • Az előkontírozott adatok, a szállítóhoz rendelt számla értékek feladása a főkönyv felé úgy történik, hogy az általunk fejlesztett rendszer egy interfészen keresztül átadja a digitálisan feldolgozott és a vállalat saját üzleti logikája szerint előkontírozott adatokat az SAP vállalatirányítási rendszerbe.
  • Ezt követően a könyvelő a feladott adatokat ellenőrzi és szükség esetén a könyvelés előtt korrigálja azokat. Azonban a számlák adattartalmának ismételt rögzítésre nincs szükség, azt a megoldásunk automatikusan elvégzi. A gyakorlati tapasztalatok alapján a feladott tételek elenyésző százaléka igényel korrekciót könyvelés előtt, az ellenőrzést követően módosítás nélkül kerülnek könyvelésre a főkönyvben.
  • A megoldásunkban lehetővé válik az előkontírozott adatok riportszintű megjelenítése, Microsoft Excel táblázatok és dashboard formájában, illetve a pénzügyi tervezési feladatok, mint például a Cash flow, a szállító szintű pénzügyi tervezés, a különböző prognózisok, vagy a cash discount valós idejű és megbízható adatokon alapuló hatékony végrehajtása.
  • Az alkalmazásunkban található digitális számla- és bizonylattárban minden bizonylat visszakereshető különböző metaadatok, mint például név, dátum, összeg, időszak, vagy termékcsoport alapján.

A Onespire Zrt. számlakezelő megoldása által biztosított előnyök

A cégünk által kialakított vállalati dokumentumkezelő, digitalizáló és munkafolyamat automatizáló megoldás segítségével az ügyfelünknél korábban kritikus kihívásokat okozó problémák terén az alábbiakat tapasztaltuk:

  • A szállítói számlák jóváhagyási folyamata jelentős mértékben felgyorsult, az átfutási idő több hétről pár munkanapra, ideális esetben pár órára rövidült. Ez gyakorlatilag megszüntette a szállítói reklamációkat, ami rövid időn belül nagymértékben javítva ügyfelünk reputációját.
  • Valamennyi jóváhagyási folyamatlépésnek egyértelmű státusza van, a munkatársak pontosan tudják, hogy egy adott tételt ki kezel. Ennek köszönhetően a korábbi feladatelosztási és felelősségi konfliktusok is megszűntek, aminek köszönhetően a fluktuáció is normalizálódott.
  • A bizonylat jóváhagyási folyamata és pénzügyi előkészítése, az előkontírozás, immár párhuzamosan zajlik. Ennek köszönhetően a pénzügyi osztály tud a bizonylatról és látja a jóváhagyás, vagy az esetleges elutasítás menetét.
  • A megoldásunk implementálását követően lényegében megszűnt a vállalaton belüli „bizonylatvadászat”, ami korábban rengeteg időt vett el a munkatársaktól.
  • A digitális feldolgozás jelentős erőforrásokat szabadított fel, amit immár más értékteremtő folyamatokra lehet fordítani.
  • Az alkalmazásunk bevezetésével a bizonylatok tárolása már digitálisan történik, így a korábbi időigényes és lélekölő lefűzés és kartonozás már a múlté.

Szeretné részletesebben megismerni a Onespire Zrt. DocuLine vállalati dokumentumkezelő alkalmazást?

Kattintson az alábbi gombra!

További optimalizációs lehetőségek

Megoldás 2.0 – Új funkciók és szolgáltatások bevezetése

A cégünk által kialakított vállalati dokumentumkezelő rendszer bevezetését követően ügyfelünkkel közösen további olyan pontokat azonosítottunk, ahol a Onespire DocuLine megoldás segítségével még hatékonyabbá és gördülékenyebbé tudjuk tenni a bizonylatok kezelését, tovább csökkentve az erőforrás-ráfordításokat:

  • A bejövő számlák és főleg a gyűjtőszámlák összerendelése a szállítólevelekkel (jelentős mennyiségű kiszállítás és áruátvétel vs. egy gyűjtőszámla).
  • Az SAP vállalatirányítási rendszerben keletkezett beszerzési bizonylatok (PO, Purchase Order) összerendelése a bejövő számlákkal.
  • A beszerzések pénzügyi státuszának naprakész követése.
  • A kisértékű beszerzések folyamatrendszerének digitalizálása az igényléstől a főkönyvi feladásig.
  • A szerződések strukturált és digitális tárolása, a Netlock által biztosított digitális aláírás beépítésével.
  • A vállalati projektek digitális dokumentumtárának kialakítása, projekt nézettel. Ennek segítségével az összes dokumentum egy helyen áttekinthető, mint például a számlák, teljesítésigazolások, szerződések, projektdokumentációk.

Fedezze fel, hogyan képes a Onespire Zrt. vállalati dokumentumkezelő alkalmazása, digitalizációs, számlakezelő és munkafolyamat automatizálási megoldásokkal támogatni cége hatékony működését!

Vegye fel kapcsolatot szakértőinkkel most!

Szállítói számlakezelés folyamatának optimalizálása egy hazai elektronikai kereskedőcégnél

Onespire Zrt. esettanulmány

Onespire logó kicsi

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!

Onespire Gyermeknap 2024

Múlt vasárnap a Nemzetközi Gyermeknapon kicsit átalakult a Onespire Iroda.

Onespire Ultrabalaton 2024

Beszámoló az idei Ultrabalaton fantasztikus élményeiről és eredményeiről a Onespire csapattól.

Budapesti Gazdasági Egyetem szakest 2024

A hallgatók vállalatok előadásait hallgathatták meg, valamint érdeklődhettek a pályakezdési lehetőségekről.

Az SAP S/4HANA FSCM Credit Management és az SAP ECC SD alapú hitelkezelés összehasonlítása

Bemutatjuk a kétféle megoldást, illetve új típusú SAP S/4 HANA termék által okozott változásokat.

SAP Partner Kick-off 2024

Halmos Endre, cégünk igazgatósági tagja részt vett az SAP által szervezett zágrábi eseményen.

Junior Gokart Program 2024

Egy izgalmas gokartozáson vettek részt munkatársaink, ahol többkörös versenyben mérették meg magukat.

SAP konferencia 2024 február

Egyedülálló találkozót szerveztünk a múlt héten az SAP S/4HANA és a kapcsolódó forradalmi megoldások bemutatására.

Évindító All-Staff Meeting & Díjátadó 2024

Idén is a Larus Étterem és Rendezvényközpont adott otthont a szokásos eseményünknek.

A Onespire Zrt. 2023 év végi támogatási tevékenységei

Év végi akciónk keretében három nonprofit közhasznú szervezet működését támogattuk.

SAP CDS Views: Az SAP HANA elsődleges adatszolgáltatási technológiája

Bejegyzésünkben áttekintjük az SAP HANA adta riportlehetőségeket, illetve az általuk kínált lehetőségeket

Onespire Karácsonyi Party 2023

A Onespire csapata idén sem felejtette el a karácsonyi ünneplést, melynek ezúttal a Symbol adott teret.

Mikulás Party 2023

A vidám találkozás vasárnap bontakozott ki a varázslatos Budai Fonó Zeneházban.

Kérdése van szolgáltatásainkkal kapcsolatban?

Vegye fel a kapcsolatot a Onespire szakértőivel!

Kövesse közösségi média oldalainkat!