A szerződéskezelő és szerződéséletciklus-kezelő (CLM – Contract Lifecycle Management) megoldások áttekintése

Egyre több vállalkozás igyekszik digitalizálni jogi folyamatait, ezért kulcsfontosságú, hogy a szerződések könnyen nyomon követhetők, áttekinthetők és biztonságosak legyenek. Bejegyzésünkben áttekintjük a szerződés-életciklus-menedzsment és szerződéskezelés a hatékony és proaktív eszközeit.

Mit értünk szerződéséletciklus-menedzsment alatt, illetve milyen folyamatlépéseket fed le egy CLM-megoldás?

Egyszerűen fogalmazva a szerződéséletciklus-kezelés folyamata egy írásos megállapodás teljes életútját leköveti, a dokumentum keletkezésétől annak megszűnéséig.

A CLM megoldások által jellemzően lefedett főbb folyamatlépések

• A szerződés iránti igény megfogalmazása, amelynek során az üzleti felhasználóknál létrejön az elvárás a szerződéskötésre.
• A szerződéstervezet létrehozása, avagy a szerződés dokumentum keletkeztetése, ami lehet egyedi vagy jóváhagyott sablonból létrehozott tervezet.
• A szerződéskötési folyamat támogatása, ennek során a különböző szerződésváltozatok kezelése, véleményezése, a szervezeti szereplők bevonása a szerződéskötési és véleményezési folyamatba, mint például a különböző üzleti szereplők, pénzügyi, jogi szolgáltató jóváhagyók.
• A szerződés-jóváhagyási folyamat nyomon követése, az egyeztetett szerződéstervezet jóváhagyása a vállalati szabályoknak megfelelően, a jóváhagyási szintek, a négy szem elve, a szerződés-egyeztetési és támogatási kötelezettségek figyelembevétele mellett.
• A szerződés aláírása és hatályba léptetése, ami történhet elektronikus aláírással vagy hagyományos módon, papíralapon.
• A szerződés nyomon követése, a szerződéses mérföldkövek, értékek és dátumok monitorozása, a mérföldkövekhez kötött különböző szerepkörökhöz kötődő feladatok kiosztása és végrehajtása.
• A szerződés megújítása, az esetleges szerződés-kiegészítések, lehívások és módosítások, valamint az egymással összefüggésben levő úgynevezett szerződésláncok és struktúrák kezelése.
• A szerződés megszüntetése, felmondása, lezárása, illetve a megszüntetéshez kötődő különböző feladatok elvégzése.

A szerződéskezelő rendszerek egyik alapeleme a digitális szerződéstár, ahol jogosultságkezeléssel védetten minden szereplő szabályozott módon fér hozzá a vállalati egyezségekhez, vagy annak leíró adataihoz, esetleg adatainak egy meghatározott részéhez. A rendszerben tárolt céges szerződések metaadatok alapján kereshetők, szűrhetők, ezáltal digitális szolgáltatásokkal támogatva a kontraktusok papíralapú tárolása teljes mértékben kiváltható.

Az elektronikus szerződéstár időbélyeg és digitális aláírás szolgáltatásokkal integrálva teljes mértékben megfelel a digitális dokumentumtárolásra vonatkozó összes követelménynek. A szerződések papíralapú tárolásának elhagyása mellett a megállapodások cégjegyzése is pár kattintással gyorsan, kényelmesen és egyszerűen elvégezhető. Bizonyos szerződéstípusok esetén a dokumentumok érvényesítése teljes mértékben automatizálható, ami egyrészt rendkívül felgyorsítja a folyamatot, másrészt jelentős költség és erőforrás is megtakarítható, hiszen nincs szükség időpont egyeztetésre, utazásra vagy postázásra, valamint járulékos egyeztetésekre sem.

A vállalati szerződéstár kialakítása során a korábban megkötött, papír alapon tárolt dokumentumok digitalizálása magas hozzáadott értéket biztosít. Mesterséges intelligencia használatával a papíralapú szerződések utólagos feldolgozása minimális humán közreműködéssel elvégezhető. A feltöltési folyamat során a szerződések szkennelését követően MI (AI) algoritmusok segítségével a különböző típusú megállapodások tartalmi részei feldolgozásra, majd strukturált tárolásra kerülnek, ezáltal a kereső algoritmusok számára olvashatóvá válik a szerződések teljes szövege.

Egy jól kiválasztott szerződéskezelő rendszer bevezetése magas hozzáadott értéket biztosít a vállalat számára. Azonban a megoldás hosszútávú sikeréhez elengedhetetlen a felhasználás során végrehajtandó folyamatok pontos meghatározása, különös tekintetettel a hozzáférési jogosultságokra.

Cégünk szerződéskezeléssel és szerződéséletciklus-kezeléssel kapcsolatos szolgáltatásai és megoldásai

Amennyiben szeretne többet megtudni arról, hogyan képes egy modern, mesterséges intelligenciával integrált szerződéskezelő rendszer az Ön vállalatánál is felgyorsítani és leegyszerűsíteni az érintett folyamatokat, kérjük vegye fel a kapcsolatot szakértőinkkel!

DocuLine Enterprise DMS

Amennyiben érdeklik az AI támogatott dokumentumfeldolgozó megoldások, ismerje meg a cégünk által kifejlesztett DocuLine alkalmazást, ami a digitalizáció és a munkafolyamatok automatizálása terén is rugalmas és korszerű funkciókkal támogatja a hatékony működést.

A rendszer használata hatékonyabbá teszi az adminisztratív folyamatokat és segíti a belső kommunikációt. A dokumentumokat biztonságosan és jogosultságokkal védetten tárolhatja, elkerülve az illetéktelen hozzáférést. Az alkalmazás távoli elérést kínál, ami hatékony home office munkavégzést tesz lehetővé. Ne vesztegesse az idejét ismétlődő manuális feladatokkal, szabadítsa fel erőforrásait a folyamatok digitalizálásával és automatizálásával.

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!