Vállalati digitalizációs platformok áttekintése 2023 – 2. rész

A vállalati digitalizációs megoldások lehetséges céljai

A piac nagyon sok terméket kínál a vállalati folyamatok digitalizációjára, a teljes palettát áttekinteni szinte lehetetlen. Az érdemi megközelítéshez kicsit általánosítani kell, felülről szemlélve a vállalati működés egyes folyamatait, illetve azok hatását.

Fontos szem előtt tartani, hogy a digitalizációval mit akarunk elérni. Az elsődleges válasz, hogy erőforrás-megtakarítást. Ahol erre lehetőség van, ott dolgozzon a gép, és ne a humán erőforrást terheljük ismétlődő, unalmas feladatokkal.

Másrészt viszont érdemes a folyamatfejlesztés megtérülését is vizsgálni. Beruházási szempontból 2-4 év alatt a digitalizációba fektetett ráfordításnak illendő lenne megtérülnie. A közvetlen és közvetett hatások megtérülési számítása nem tartozik az egyszerűen elvégezhető feladatok körébe. Egységesen alkalmazható modell nincs, minden vállalatnak egyedi döntéseket kell meghoznia annak függvényében, hogy hol látja a befektetések a megtérülését és hol nem.

A digitalizált folyamatok áttekintése

Nézzük a lehetőségeket. A digitalizált vállalati folyamat kulcsfontosságú építőelemei jobbára azonosak, bármely iparágat vagy vállalati tevékenységet veszünk alapul:

• Adatminőség és adatbiztonság.
• Folyamatok egyszerűsítése és a kivételesetek korlátozása.
• Humán ráfordítások jelentős csökkentése.

A fenti építőelemek mindegyike hasznos és jövőbemutató, bár tankönyvszerű állapottal a való életben ritkán találkozunk. A digitalizáció körébe bevonandó folyamatok jelentős része már részben most is digitalizált, csak nem eléggé. Jellemzően Excel táblázatokba foglalt adathalmazok, amik e-mailben közlekednek a folyamatban résztvevők között. A folyamat adott, az adat rendelkezésre áll, illetve a folyamat lefutása minimum megállapodások mentén történik – a kivételes eseteket és rendkívüli döntéseket nem számítva.

A képet bonyolítja, hogy a folyamatok lefutásában általában az ERP és egyéb szakrendszerek is szerepelnek, jobbára manuális adatrögzítéssel. Ebben a körben kell a digitalizált folyamatnak helyt állnia és hozzáadott értéket biztosítania. Szarkasztikusan annyit lehet mondani, hogy innen szép nyerni…

A sikeres vállalati szintű digitalizáció egyik ismérve, hogy átfogó koncepción alapul és nem egy-egy részprobléma szemszögéből vizsgálja a megoldási lehetőségeket. Nézzük meg a három építőelemet pragmatikus megközelítéssel.

A digitalizálásban rejlő lehetőségek egy példán keresztül szemléltetve

Minden vállalat számára fontos, hogy a működését leíró adatokat kellő körültekintéssel kezelje. Nevezzük ezeket törzsadatoknak. Sok-sok adatkör tartozik ide, és a digitalizáció kiszélesedésével ezek száma jobbára csak nő, nem csökken. Nézzünk meg egy rövid, leegyszerűsített példát.

Az ERP-rendszerben pontosan rögzítve vannak a vevők és szállítók, minden érdemi leíró adat rendelkezésre áll. A vevői és szállítói szerződéseket a vállalat szabályozott keretek között, de digitalizációs rendszertámogatás nélkül kezeli.

Milyen hozzáadott értéket kínál a digitalizáció ebben az esetben?

Adatminőség és adatbiztonság:

Az ERP rendszerben szereplő vevői és szállítói adatok egyezni fognak a szerződésekben szereplő adatokkal. A szerződések nyilvántartása digitális lesz, a vevőkhöz és szállítókhoz tartozó megállapodások szűrhetők, kereshetők, áttekinthetők lesznek. Az egy adott entitáshoz tartozó valamennyi szerződés egy helyen fellelhetőek lesznek, digitális formában. A szerződések alapadatai digitális információként hozzáférhetőek, dátumok, összegek, érvényesség, kitételek, tehát minden, ami fontos. Folyamatosan megújuló, az évek során sok alkalommal kiegészített szerződések esetében ez jelentős előny, pontosan látszik az űrlapon vagy egy riportban a kulcsadatok időbeni változása.

Vállalati folyamatok egyszerűsítése és a kivételesetek korlátozása:

A vállalati digitalizációs platform képes üzleti szabályrendszerek kezelésére és a felállított keretek közötti működés támogatására, adott esetben a szabályok kikényszerítésére. Gondoljunk csak a limitekhez kötött aláírási jogokra, vagy a négy szem elv alkalmazására. Egy digitális megoldás képes sablonszerződések kezelésére, valós idejű online közös munka támogatására és workflow-alapú véleményezési, jóváhagyási folyamatok futtatására. Megőrzi a munkaközi példányokat és a kulcsadatok időbeni változásait is. Láthatóvá teszi egy szerződéskötési folyamat során végbemenő kereskedelmi alku részleteit azok időbeni változásával együtt.

Humán ráfordítások jelentős csökkentése:

Vegyük csak a sablonszerződések használatát. Jogi és pénzügyi szempontból jól kidolgozott sablonszerződések használata esetén az üzleti oldal csak a kereskedelmi feltételeket módosítja. A kontrollfunkciót ellátó jogi és pénzügyi osztályok részvétele a végellenőrzés, jóváhagyás szintjére csökkenthető, jelentős folyamatközi erőforrásigényt megspórolva. A digitális szerződéstárban az aktuális példányok jogosultságkezelten hozzáférhetőek, nem kell azokat keresni vagy bekérni a megőrzésükkel megbízott szakterülettől.

A digitalizáció a számszerűsített megtérülésén túl még egy nagy előnyt biztosít, lecsökkenti a szervezet adott folyamatban viselt kockázatait. Elsősorban a humán oldalon jelentkező kockázatokat azzal, hogy a folyamatban részvevők között arányosan teríti a munkavégzés terheit és az adott lépésben viselt felelőséget. Ha egészen direkt módon fogalmazunk, akkor megszünteti az adott folyamat szűk keresztmetszeteit, a folyamat sikeres üzemeltetése nem egy-egy munkavállalón fog múlni. A szervezetek folyamatosan változnak, ez egy természetes folyamat, a digitalizáció segítségével a folyamatok üzembiztonsága nő, amit nehéz ROI-számításba foglalni, de vezetői szempontból kulcsfontosságú.

Cikksorozatunk következő, harmadik részében a digitalizáció technológiai oldalával foglalkozunk majd, a lehetséges megoldások és módszerek áttekintésével. Iparági tapasztalatokon keresztül, pozitív szemlélettel nézve a sikertényezőket.

Kérdése van a vállalati digitalizációs platformok, a meglevő megoldások optimalizálása vagy új rendszerek bevezetése kapcsán?

Vegye fel a kapcsolatot vállalati digitalizációs szakértőinkkel!

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!