Vállalati digitalizációs platformok áttekintése 2023 – 3. rész

Onespire Zrt.

Bevezetés

Cikksorozatunk előző részeiben (1. rész, 2. rész) a fejlődési lehetőségek alapvetéseit vizsgáltuk meg kicsit mélyebben, illetve azt, hogy miért érdemes digitalizációs megoldásokat alkalmazni.

Ebben az írásban a megvalósítás szempontjából releváns irányzatokat nézzük meg.

A digitalizációs témakör egy összetett, komplex terület, ezért több helyen a teljesség igénye nélkül általános vagy összesítő jelleggel nézünk a dolgok mélyére.

Vállalati digitalizációs platformok 3. rész 2. illusztráció

A vállalati digitalizációs megoldások tipizálása

A digitalizációs termékek vagy platformok szempontjából sarkos különbségekről nem beszélhetünk, inkább csak hangsúlyokról vagy irányelvekről.

Közhelyes, de igaz, hogy egy nagyobb szervezet bármelyik digitalizációs platform által kínált szolgáltatásokkal jobban jár, mint a folyamattámogatás hiányával, feltéve, hogy az eszköz megfelelően lett implementálva. Egy elhibázott, gyenge minőségű implementáció vagy egy koncepció nélküli bevezetés a világ legjobb eszközét is a használhatatlan kategóriába sorolja.

A digitalizációs megoldásokat alapvető céljaik alapján felülről szemlélve több kategóriára oszthatjuk:

  • Folyamat-automatizálás: Kizárólag a folyamat fut le egy előre meghatározott szabályrendszer szerint, az adatok jobbára csatolt állományként közlekednek.
  • Adatintegráció: Nem csak a folyamat fut, hanem együttműködő rendszerekből az adatok is automatikusan kerülnek be a folyamatba, azok leginkább űrlapokon jelennek meg, további felhasználás vagy riportjellegű információszolgáltatás céljából.
  • Üzleti folyamat teljes digitalizációja: A folyamatlépéseken túl a teljes adatkör és az adatokkal való műveletek, röviden az üzleti logika is implementációra kerül.

A kategóriák közötti átmenetek sokfélék lehetnek, éles határok nélkül. Mindhárom csoportnak megvan a maga hatékonysága és megtérülése, azt érdemes vizsgálni, hol és milyen kihívások esetében működnek megfelelően.

Workflow- tervező megoldások

A folyamatlépések automatizálása nem újdonság, a kétezres évek közepének nagy innovációja volt a workflow-rajzoló rendszerek megjelenése, amelyek azzal az üzenettel érkeztek, hogy fejlesztői közreműködés nélkül az üzleti szervezet saját maga ki tudja alakítani a folyamatvezérlést.

Mára ezek a rendszerek roppant kiforrottak lettek, de az áttörés mégis elmaradt. Ismét felmerül a kérdés, hogy miért alakult ez így?

A számos ok közül domináns megállapítás, hogy a folyamatban résztvevő kollégák általában nem folyamatépítészek. A szervezeti vezetők, akik meg átlátják a teljes folyamatot, ritkán vonulnak el workflow-megoldásokat rajzolni. Ezek a kezdeményezések jobbára a bevezetést kísérő lelkesedés után elhalnak. A szervezet elindul a gyengébb ellenállás irányába és a workflow-rendszert félretéve a folyamatokat a jól megszokott email, Microsoft Excel, Word és PowerPoint vonalon működteti tovább.

Ott, ahol sikerül átütni a falat és a szervezet befogadja a folyamatvezérlő eszközt, a háttértámogatás – mint bármely más IT eszköz esetén is – azonos sikerkritériumok szerint működik. Folyamatépítésben jártas kollégák gondolják át vagy újra a folyamatokat, az annak végrehajtásában részt vevő munkatársak megoldást kapnak a hozzá tartozó képzéssel együtt, a rendszerben leképzett folyamatnak pedig van gazdája, aki koordinálja a munkavégzést, illetve támogatást nyújt a felhasználóknak.

Amennyiben csak a folyamat szintjére korlátozzuk a digitalizációt, a hatékonyság és a folyamatban részt vevő szervezetek mérete között közel egyenes arányosságot találunk. Minél több a felhasználó, annál jobban teljesíti a folyamat-automatizálás az elvárt hatékonyságot. Számszerűsíteni nem könnyű, de egy-egy folyamat esetén nagyobb felhasználószám (sokszáz – ezer) esetében lesz kimutatható a megtérülés, mindez pár tíz vagy száz felhasználó esetében kétséges lehet. A jónevű, nemzetközi szinten jegyzett folyamatvezérlő rendszereket nem a hazai vagy régiós méretű gazdaságok céges szereplőire tervezték. Pár nagyvállalat néhány átfogó folyamata illik ezen rendszerek célpiacába, és ha a szükséges megoldások árait is figyelembe vesszük, akkor ez a kijelentés még inkább igaz.

A kelet-európai régiót jellemző kisebb, legfeljebb közepes méretű vállalatok folyamatai semmivel sem egyszerűbbek, mint a nagy multinacionális szereplőké. A feladatok mennyisége és a folyamatban résztvevők száma alacsonyabb ugyan, de ez inkább azt jelenti, hogy a folyamatban részt vevő kollégáknak arányosan összetettebb ügyekkel kell foglalkozniuk a napi munkavégzésük során. Röviden, kevesebb erőforrással kell ugyanazt a komplexitást kezelni. A digitalizációs igényeknél pontosan ez rajzolódik ki.

Összetett, adatintenzív üzleti folyamatok hatékony digitalizációjára van szükség a vállalat költségszintjéhez mérten kedvező áron. A megoldási lehetőségeket az igénydefiníció lehatárolja ugyan, de van lehetőség fejlődni és előre haladni. Az ördög pedig a részletekben rejtőzik…

Sikert a vállalati digitalizáció terén akkor fogunk elérni, ha az adott üzleti folyamatot mélységében megértve, a lehetőségek szerint elérhető legmagasabb szinten automatizáljuk azt. Ki kell küszöbölni a folyamatból a manuális, gép által is elvégezhető lépéseket, különös tekintettel a manuális adatrögzítéseket, ahol ugyanazt az adatot több alkalommal is rögzítjük, esetleg két-három rendszerben és segédtáblában. Ennek érdekében szükséges lesz mélységében megérteni az üzleti folyamatot és ehhez illeszteni a digitalizált üzleti logikát. Az érme másik oldalán az integrációs feladatok szerepelnek, hogy lehetőség szerint automatizált interfészek olvassák és írják az adatokat, ne a humán erőforrást terheljük a feladattal. Ne gondoljunk nagy dolgokra, már a felesleges adatrögzítési körök kiiktatása is jelentős erőforrás-megtakarítást eredményez.

Gyakorlati példa egy folyamat digitalizálására

Nézzünk egy gyakorlati példát a vállalati digitalizációra egy árubeszerzési folyamaton keresztül.

A példavállalat rendelkezik ERP és raktárkészlet-kezelő rendszerrel is, de a kettő párhuzamosan, a folyamatok digitális összekapcsolása nélkül működik.

Kiinduló állapot: Az ERP rendszerben keletkezik egy beszerzési bizonylat (PO, Purchase Order). A bizonylatot PDF formátumban egy közreműködő emailben kiküldi a szállítónak. A szállító visszaigazolja a megrendelést a várható beszállítási dátumokkal együtt. Az emailes visszaigazolás továbbításra kerül a raktárnak. A raktári rendszerben rögzítik a várható beszállítást a PO adataiból és a szállító visszaigazoló leveléből. A szállító a megrendelést a visszaigazolásnak megfelelően két részletben teljesíti, ezekről két szállítólevelet és két számlát állít ki, amiket megküld a megrendelő számára. A raktár mindkét beszállítás után emailben igazolja vissza az adminisztrációt végző csoportnak, hogy rendben lefutott a folyamat. A beszállítás után befogadott számlák és szállítólevelek manuálisan kerülnek összevezetésre a kiállított PO adataival. Ez egy tipikus, részben digitális folyamat sok-sok manuális lépéssel és a folyamatkövetést segítő Excel-táblák időrabló karbantartásával.

Nézzük mindezt egy digitális platform rendszerbe illesztésével. A keletkezett PO-t a platform automatikusan átveszi, majd a folyamattól függően egy ellenőrző lépés közbeiktatásával vagy közvetlenül elküldi a szállítónak. A szállító emailen érkező válaszából az adminisztrációt végző csoport elektronikus feladatot generál a raktár számára. A rögzítés a raktári rendszerben az integráció mélységétől függően automatikusan vagy félautomatikusan történik. A beszállítás során kezelt dokumentumok (szállítólevél, egyéb dokumentumok) eltárolásra kerülnek a digitális platformon. A rendszer valamennyi keletkezett dokumentumot a megrendelés (PO) adataival logikailag összekapcsol, ellenőrzi a számokat. A folyamatba épített humán ellenőrzések elektronikus feladatként létrejönnek, azok lefutásáról pontos naplóinformáció áll rendelkezésre. Sztenderd lefutás esetén, ha a számok egyeznek, további humán beavatkozás nélkül az ERP rendszer számára átadásra kerülnek a beszerzéshez tartozó számla- és készletadatok, azok részműveletei az átadott adatok alapján az ERP-rendszeren belül elvégezhetőek.

A vállalati digitalizáció eredményei és sikerkritériumai

Mit értünk el a digitalizációval? Folyamatbiztonságot, adatbiztonságot és jelentős humánerőforrás-megtakarítást. A képzett munkaerő képes a folyamat minőségére koncentrálni, mert felszabadul az időrabló manuális adatrögzítések és ismétlődő újrarögzítések terhe alól.

A sikerkritériumokat pedig a folyamat mélységi megértése és a folyamatban résztvevő rendszerek szakszerű integrációja biztosítja.

Vállalati digitalizációs platformok 3. rész 3. illusztráció

Zárszó

A cikkekben szándékosan nem említettünk termékeket. A digitalizáció sikere nem termékfüggő, csodarendszer sajnos nincs, a feladat összetett és komoly figyelmet igényel. A siker sokkal inkább múlik a kiválasztott szállító szakembereinek hozzáállásán, szakmai tudásán, tapasztalatán és a megbízó elkötelezettségén.

A digitalizáció elsősorban egyfajta gondolkodásmód a vállalati adatok kezeléséről és felhasználásáról. Érdemes lépésről lépésre haladni, egyszerre annyit végigvinni, amennyit képes a szervezet befogadni.

Kérdése van a vállalati digitalizációs platformok, a meglevő megoldások optimalizálása vagy új rendszerek bevezetése kapcsán?

Vegye fel a kapcsolatot vállalati digitalizációs szakértőinkkel!

Vállalati digitalizációs platformok áttekintése 2023 – 3. rész

Szerző: Bereczki Zsombor

Onespire logó kicsi

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!

Onespire Ultrabalaton 2024

Beszámoló az idei Ultrabalaton fantasztikus élményeiről és eredményeiről a Onespire csapattól.

Budapesti Gazdasági Egyetem szakest 2024

A hallgatók vállalatok előadásait hallgathatták meg, valamint érdeklődhettek a pályakezdési lehetőségekről.

Az SAP S/4HANA FSCM Credit Management és az SAP ECC SD alapú hitelkezelés összehasonlítása

Bemutatjuk a kétféle megoldást, illetve új típusú SAP S/4 HANA termék által okozott változásokat.

SAP Partner Kick-off 2024

Halmos Endre, cégünk igazgatósági tagja részt vett az SAP által szervezett zágrábi eseményen.

Junior Gokart Program 2024

Egy izgalmas gokartozáson vettek részt munkatársaink, ahol többkörös versenyben mérették meg magukat.

SAP konferencia 2024 február

Egyedülálló találkozót szerveztünk a múlt héten az SAP S/4HANA és a kapcsolódó forradalmi megoldások bemutatására.

Évindító All-Staff Meeting & Díjátadó 2024

Idén is a Larus Étterem és Rendezvényközpont adott otthont a szokásos eseményünknek.

A Onespire Zrt. 2023 év végi támogatási tevékenységei

Év végi akciónk keretében három nonprofit közhasznú szervezet működését támogattuk.

SAP CDS Views: Az SAP HANA elsődleges adatszolgáltatási technológiája

Bejegyzésünkben áttekintjük az SAP HANA adta riportlehetőségeket, illetve az általuk kínált lehetőségeket

Onespire Karácsonyi Party 2023

A Onespire csapata idén sem felejtette el a karácsonyi ünneplést, melynek ezúttal a Symbol adott teret.

Mikulás Party 2023

A vidám találkozás vasárnap bontakozott ki a varázslatos Budai Fonó Zeneházban.

Az SAP Business Technology Platform (BTP) áttekintése

Cikkünkben felvázoljuk az SAP BTP megoldás adatbázis- és adatkezelési lehetőségeit, valamint bemutatjuk, hogyan támogatják a megalapozott döntések meghozatalát.

Kérdése van szolgáltatásainkkal kapcsolatban?

Vegye fel a kapcsolatot a Onespire szakértőivel!

Kövesse közösségi média oldalainkat!