Vállalati digitalizációs platformok áttekintése 2023 – 3. rész

A vállalati digitalizációs megoldások tipizálása

A digitalizációs termékek vagy platformok szempontjából sarkos különbségekről nem beszélhetünk, inkább csak hangsúlyokról vagy irányelvekről.

Közhelyes, de igaz, hogy egy nagyobb szervezet bármelyik digitalizációs platform által kínált szolgáltatásokkal jobban jár, mint a folyamattámogatás hiányával, feltéve, hogy az eszköz megfelelően lett implementálva. Egy elhibázott, gyenge minőségű implementáció vagy egy koncepció nélküli bevezetés a világ legjobb eszközét is a használhatatlan kategóriába sorolja.

A digitalizációs megoldásokat alapvető céljaik alapján felülről szemlélve több kategóriára oszthatjuk:

• Folyamat-automatizálás: Kizárólag a folyamat fut le egy előre meghatározott szabályrendszer szerint, az adatok jobbára csatolt állományként közlekednek.
• Adatintegráció: Nem csak a folyamat fut, hanem együttműködő rendszerekből az adatok is automatikusan kerülnek be a folyamatba, azok leginkább űrlapokon jelennek meg, további felhasználás vagy riportjellegű információszolgáltatás céljából.
• Üzleti folyamat teljes digitalizációja: A folyamatlépéseken túl a teljes adatkör és az adatokkal való műveletek, röviden az üzleti logika is implementációra kerül.

A kategóriák közötti átmenetek sokfélék lehetnek, éles határok nélkül. Mindhárom csoportnak megvan a maga hatékonysága és megtérülése, azt érdemes vizsgálni, hol és milyen kihívások esetében működnek megfelelően.

Workflow- tervező megoldások

A folyamatlépések automatizálása nem újdonság, a kétezres évek közepének nagy innovációja volt a workflow-rajzoló rendszerek megjelenése, amelyek azzal az üzenettel érkeztek, hogy fejlesztői közreműködés nélkül az üzleti szervezet saját maga ki tudja alakítani a folyamatvezérlést.

Mára ezek a rendszerek roppant kiforrottak lettek, de az áttörés mégis elmaradt. Ismét felmerül a kérdés, hogy miért alakult ez így?

A számos ok közül domináns megállapítás, hogy a folyamatban résztvevő kollégák általában nem folyamatépítészek. A szervezeti vezetők, akik meg átlátják a teljes folyamatot, ritkán vonulnak el workflow-megoldásokat rajzolni. Ezek a kezdeményezések jobbára a bevezetést kísérő lelkesedés után elhalnak. A szervezet elindul a gyengébb ellenállás irányába és a workflow-rendszert félretéve a folyamatokat a jól megszokott email, Microsoft Excel, Word és PowerPoint vonalon működteti tovább.

Ott, ahol sikerül átütni a falat és a szervezet befogadja a folyamatvezérlő eszközt, a háttértámogatás – mint bármely más IT eszköz esetén is – azonos sikerkritériumok szerint működik. Folyamatépítésben jártas kollégák gondolják át vagy újra a folyamatokat, az annak végrehajtásában részt vevő munkatársak megoldást kapnak a hozzá tartozó képzéssel együtt, a rendszerben leképzett folyamatnak pedig van gazdája, aki koordinálja a munkavégzést, illetve támogatást nyújt a felhasználóknak.

Amennyiben csak a folyamat szintjére korlátozzuk a digitalizációt, a hatékonyság és a folyamatban részt vevő szervezetek mérete között közel egyenes arányosságot találunk. Minél több a felhasználó, annál jobban teljesíti a folyamat-automatizálás az elvárt hatékonyságot. Számszerűsíteni nem könnyű, de egy-egy folyamat esetén nagyobb felhasználószám (sokszáz – ezer) esetében lesz kimutatható a megtérülés, mindez pár tíz vagy száz felhasználó esetében kétséges lehet. A jónevű, nemzetközi szinten jegyzett folyamatvezérlő rendszereket nem a hazai vagy régiós méretű gazdaságok céges szereplőire tervezték. Pár nagyvállalat néhány átfogó folyamata illik ezen rendszerek célpiacába, és ha a szükséges megoldások árait is figyelembe vesszük, akkor ez a kijelentés még inkább igaz.

A kelet-európai régiót jellemző kisebb, legfeljebb közepes méretű vállalatok folyamatai semmivel sem egyszerűbbek, mint a nagy multinacionális szereplőké. A feladatok mennyisége és a folyamatban résztvevők száma alacsonyabb ugyan, de ez inkább azt jelenti, hogy a folyamatban részt vevő kollégáknak arányosan összetettebb ügyekkel kell foglalkozniuk a napi munkavégzésük során. Röviden, kevesebb erőforrással kell ugyanazt a komplexitást kezelni. A digitalizációs igényeknél pontosan ez rajzolódik ki.

Összetett, adatintenzív üzleti folyamatok hatékony digitalizációjára van szükség a vállalat költségszintjéhez mérten kedvező áron. A megoldási lehetőségeket az igénydefiníció lehatárolja ugyan, de van lehetőség fejlődni és előre haladni. Az ördög pedig a részletekben rejtőzik…

Sikert a vállalati digitalizáció terén akkor fogunk elérni, ha az adott üzleti folyamatot mélységében megértve, a lehetőségek szerint elérhető legmagasabb szinten automatizáljuk azt. Ki kell küszöbölni a folyamatból a manuális, gép által is elvégezhető lépéseket, különös tekintettel a manuális adatrögzítéseket, ahol ugyanazt az adatot több alkalommal is rögzítjük, esetleg két-három rendszerben és segédtáblában. Ennek érdekében szükséges lesz mélységében megérteni az üzleti folyamatot és ehhez illeszteni a digitalizált üzleti logikát. Az érme másik oldalán az integrációs feladatok szerepelnek, hogy lehetőség szerint automatizált interfészek olvassák és írják az adatokat, ne a humán erőforrást terheljük a feladattal. Ne gondoljunk nagy dolgokra, már a felesleges adatrögzítési körök kiiktatása is jelentős erőforrás-megtakarítást eredményez.

Gyakorlati példa egy folyamat digitalizálására

Nézzünk egy gyakorlati példát a vállalati digitalizációra egy árubeszerzési folyamaton keresztül.

A példavállalat rendelkezik ERP és raktárkészlet-kezelő rendszerrel is, de a kettő párhuzamosan, a folyamatok digitális összekapcsolása nélkül működik.

Kiinduló állapot: Az ERP rendszerben keletkezik egy beszerzési bizonylat (PO, Purchase Order). A bizonylatot PDF formátumban egy közreműködő emailben kiküldi a szállítónak. A szállító visszaigazolja a megrendelést a várható beszállítási dátumokkal együtt. Az emailes visszaigazolás továbbításra kerül a raktárnak. A raktári rendszerben rögzítik a várható beszállítást a PO adataiból és a szállító visszaigazoló leveléből. A szállító a megrendelést a visszaigazolásnak megfelelően két részletben teljesíti, ezekről két szállítólevelet és két számlát állít ki, amiket megküld a megrendelő számára. A raktár mindkét beszállítás után emailben igazolja vissza az adminisztrációt végző csoportnak, hogy rendben lefutott a folyamat. A beszállítás után befogadott számlák és szállítólevelek manuálisan kerülnek összevezetésre a kiállított PO adataival. Ez egy tipikus, részben digitális folyamat sok-sok manuális lépéssel és a folyamatkövetést segítő Excel-táblák időrabló karbantartásával.

Nézzük mindezt egy digitális platform rendszerbe illesztésével. A keletkezett PO-t a platform automatikusan átveszi, majd a folyamattól függően egy ellenőrző lépés közbeiktatásával vagy közvetlenül elküldi a szállítónak. A szállító emailen érkező válaszából az adminisztrációt végző csoport elektronikus feladatot generál a raktár számára. A rögzítés a raktári rendszerben az integráció mélységétől függően automatikusan vagy félautomatikusan történik. A beszállítás során kezelt dokumentumok (szállítólevél, egyéb dokumentumok) eltárolásra kerülnek a digitális platformon. A rendszer valamennyi keletkezett dokumentumot a megrendelés (PO) adataival logikailag összekapcsol, ellenőrzi a számokat. A folyamatba épített humán ellenőrzések elektronikus feladatként létrejönnek, azok lefutásáról pontos naplóinformáció áll rendelkezésre. Sztenderd lefutás esetén, ha a számok egyeznek, további humán beavatkozás nélkül az ERP rendszer számára átadásra kerülnek a beszerzéshez tartozó számla- és készletadatok, azok részműveletei az átadott adatok alapján az ERP-rendszeren belül elvégezhetőek.

Zárszó

A cikkekben szándékosan nem említettünk termékeket. A digitalizáció sikere nem termékfüggő, csodarendszer sajnos nincs, a feladat összetett és komoly figyelmet igényel. A siker sokkal inkább múlik a kiválasztott szállító szakembereinek hozzáállásán, szakmai tudásán, tapasztalatán és a megbízó elkötelezettségén.

A digitalizáció elsősorban egyfajta gondolkodásmód a vállalati adatok kezeléséről és felhasználásáról. Érdemes lépésről lépésre haladni, egyszerre annyit végigvinni, amennyit képes a szervezet befogadni.

Kérdése van a vállalati digitalizációs platformok, a meglevő megoldások optimalizálása vagy új rendszerek bevezetése kapcsán?

Vegye fel a kapcsolatot vállalati digitalizációs szakértőinkkel!

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!