Vállalati dokumentumok hatékony feldolgozása mesterséges intelligencia segítségével

Onespire Zrt.

Bevezetés

Ebben az írásban az üzleti dokumentumok adatszintű feldolgozásával foglalkozunk. Egy vállalat nagyon sok dokumentumot kezel különböző folyamatok és szabályrendszerek szerint. Ebből a halmazból most azokat nézzük meg kicsit közelebbről, ahol egy dokumentum adatszintű feldolgozása jelentősebb humán ráfordítást igényel.

Számlafeldolgozás támogatása mesterséges intelligencia segítségével

Klasszikus eset a vállalat bejövő, szállítói számláinak és pénzügyi bizonylatainak feldolgozása. Ezek a dokumentumok sokfélék lehetnek, belföldi vagy külföldi adószámosok, nyugták, bizonylatok és így tovább.

Hogyan képes a mesterséges intelligencia bizonylatokat feldolgozni és mennyire elérhető mindez a hétköznapokban? A válasz egyértelműen pozitív, az AI (Artificial Intelligence) jelentős támogatást nyújthat, ha megfelelő módon implementáljuk és a szolgáltatás által kínált képességek szerint használjuk. A részletek, talán mint mindig, itt is nagyon fontosak, nézzük meg mivel állunk szemben.

A számlák rögzítése például egy vállalatirányítási rendszerbe egyrészt időigényes feladat, másrészt a manuális adatbevitel magában hordozza a hibázás lehetőségét. Egy nulla oda vagy vissza sokat nyom a latban, a későn felfedezett rögzítési hiba drága és kellemetlen folyamatok egész sorozatát igényli a javítás során.

A számlák gépi feldolgozása nem újkeletű, vállalati környezetben számos olyan szoftvermegoldást jöhet szóba, amivel csökkenteni lehet a humán ráfordításokat, illetve az ezzel együtt járó hibás rögzítések valószínűségét. A feladat sokszínűsége a számlák eltérő formátumából adódik. Más eszköz szükséges egy nyomtatott számla gépi feldolgozásához, és más egy olvasható PDF formátumú számlához XML adattartalommal vagy anélkül.

Dokumentumok hatékony feldolgozása mesterséges intelligencia segítségével

A nyomtatott számlák feldolgozásához használatos OCR (Optical Character Recognition, magyarul optikai karakterfelismerés) megoldásokra épülő adatkinyerő rendszerek elterjedtek, sokféle termék közül lehet választani. Alkalmazásuk hatékonysága a rendszer tudásától függ, bevezetésük során a tudás megszerzése, más néven a feltanítás jelenti az igazi kihívást. A rendszernek meg kell tanulnia a különböző számlaformátumokat, értelmeznie kell, hogy a számlán található információk közül melyek a nevesíthető mezők, például az összegek közül, melyik a nettó-bruttó-áfa. Különböző termékek eltérő stratégiával közelítik meg a probléma megoldását, de a feladat nem megkerülhető, a megfelelő hatékonyság elérése hónapok kemény munkája.

Az elektronikus csatornákon érkezett számlák feldolgozása is figyelmet igénylő feladat, az olvasható PDF formátumból is ki kell nyerni az adatokat. Elektronikus számlák esetében ezt a PDF formátumba ágyazott XML adat segíti, ami jobbára azonos formátumú, de tapasztalhatóak eltérések is. Európai Uniós szinten készül a formátum szabályozása, de a szabványosított elektronikus számlaadat még odébb van.

Magyar adószámos szállítói számlák feldolgozásához jelentős informatikai segítséget az úgynevezett NAV interfész ad, ahonnan a vállalat adószámára kiállított számlákat egységes, XML formátumban lehet letölteni. A megoldás a szállító, a számviteli összegek és dátumok digitális kezeléséhez megbízható támogatást jelent. A soktételes, adott esetben többoldalas szállító számlák tételeinek rögzítése esetén viszont továbbra is elvégzendő feladat, manuális rögzítéssel vagy a gépi feldolgozással.

Jelentős mennyiségű bejövő számla estén (havi 1000 – 2000 darab felett) egy jól felépített számlafeldolgozó rendszer sokat jelent erőforrás-megtakarításban és adatpontosságban egyaránt. Egy ilyen megoldás összetett, mert számos képességgel kell rendelkeznie, mint például OCR, PDF feldolgozás, NAV interfész.

Miben segít a mesterséges intelligencia? Az AI alkalmazása a gépi feldolgozás területén nem új, sok adatkinyerésre szakosodott termék alkalmaz MI algoritmusokat a tanulási ciklusok hosszának mérséklése és az adatminőség javítása érdekében. Az elmúlt időszak abban hozott változást, hogy a nagy nyelvi modellek (LLM, Large Language Models) átütő sikere mentén a nagy szoftvervállalatok általánosan is felhasználható szolgáltatásokat tettek elérhetővé, kifejezetten versenyképes áron. Ilyen például a Microsoft Azure AI Document Intelligence, illetve azon belül a kifejezetten a számlák feldolgozására létrehozott szolgáltatás.

Az Azure AI megoldja a számlarögzítéssel kapcsolatos összes feladatot? Nem, sajnos itt még nem tartunk, a számlafeldolgozás továbbra is egy összetett feladat. Másrészről viszont sokkal közelebb hozza a gépi feldolgozás képességét a felhasználókhoz.

A folyamat informatikai támogatása az AI segítségével gyorsabb és olcsóbb lett. Az Azure AI szolgáltatás bármely beolvasott dokumentumra, legyen az szkennelt példány vagy elektronikus számla (PDF), jó minőségű adatkinyerést biztosít, mindezt kifejezetten gyorsan. A feldolgozott számlaadat vállalati jóváhagyása, az adatok továbbítása ERP vagy könyvelő szoftver számára, az elektronikus példányok szabályok szerinti kezelése még mindig egy megoldandó informatikai feladat.

A gépi feldolgozás viszont a sokkomponenses komplex informatikai rendszer helyett egy meghívható szolgáltatás formájában elérhető, nyelvi problémák nélkül. Jelenleg 27 nyelven képes a megoldás értelmezni a dokumentumokat, köztük magyarul is. A gépi feldolgozással támogatott számlakezelő rendszerek kialakítása gyorsabb, egyszerűbb és lényegesen elérhetőbb lett. Aki most kezd bele hasonló feladat megoldásába mindenképpen mérlegelje az AI támogatott lehetőségeket, egy már meglévő OCR alapú rendszer esetében ez inkább megtérülésszámítás kérdése, azonban a kihívás adott és a mesterséges intelligencia versenyképes.

Vállalati dokumentumok feldolgozása illusztráció

DocuLine Enterprise DMS

Amennyiben érdeklik az AI támogatott dokumentumfeldolgozó megoldások, ismerje meg a cégünk által kifejlesztett DocuLine alkalmazást, ami a digitalizáció és a munkafolyamatok automatizálása terén is rugalmas és korszerű funkciókkal támogatja a hatékony működést.

A rendszer használata hatékonyabbá teszi az adminisztratív folyamatokat és segíti a belső kommunikációt. A dokumentumokat biztonságosan és jogosultságokkal védetten tárolhatja, elkerülve az illetéktelen hozzáférést. Az alkalmazás távoli elérést kínál, ami hatékony home office munkavégzést tesz lehetővé. Ne vesztegesse az idejét ismétlődő manuális feladatokkal, szabadítsa fel erőforrásait a folyamatok digitalizálásával és automatizálásával.

Kérdése van az AI támogatott dokumentumfeldolgozó megoldásokkal kapcsolatban?

Vegye fel a kapcsolatot vállalati digitalizációs szakértőinkkel!

Vállalati dokumentumok hatékony feldolgozása mesterséges intelligencia segítségével

Szerző: Bereczki Zsombor

A képeket Kocsis Vanda készítette generative AI segítségével

Onespire logó kicsi

Tekintse meg további bejegyzéseinket ebben a kategóriában!

Tekintse meg legfrissebb híreinket!

Onespire Ultrabalaton 2024

Beszámoló az idei Ultrabalaton fantasztikus élményeiről és eredményeiről a Onespire csapattól.

Budapesti Gazdasági Egyetem szakest 2024

A hallgatók vállalatok előadásait hallgathatták meg, valamint érdeklődhettek a pályakezdési lehetőségekről.

Az SAP S/4HANA FSCM Credit Management és az SAP ECC SD alapú hitelkezelés összehasonlítása

Bemutatjuk a kétféle megoldást, illetve új típusú SAP S/4 HANA termék által okozott változásokat.

SAP Partner Kick-off 2024

Halmos Endre, cégünk igazgatósági tagja részt vett az SAP által szervezett zágrábi eseményen.

Junior Gokart Program 2024

Egy izgalmas gokartozáson vettek részt munkatársaink, ahol többkörös versenyben mérették meg magukat.

SAP konferencia 2024 február

Egyedülálló találkozót szerveztünk a múlt héten az SAP S/4HANA és a kapcsolódó forradalmi megoldások bemutatására.

Évindító All-Staff Meeting & Díjátadó 2024

Idén is a Larus Étterem és Rendezvényközpont adott otthont a szokásos eseményünknek.

A Onespire Zrt. 2023 év végi támogatási tevékenységei

Év végi akciónk keretében három nonprofit közhasznú szervezet működését támogattuk.

SAP CDS Views: Az SAP HANA elsődleges adatszolgáltatási technológiája

Bejegyzésünkben áttekintjük az SAP HANA adta riportlehetőségeket, illetve az általuk kínált lehetőségeket

Onespire Karácsonyi Party 2023

A Onespire csapata idén sem felejtette el a karácsonyi ünneplést, melynek ezúttal a Symbol adott teret.

Mikulás Party 2023

A vidám találkozás vasárnap bontakozott ki a varázslatos Budai Fonó Zeneházban.

Az SAP Business Technology Platform (BTP) áttekintése

Cikkünkben felvázoljuk az SAP BTP megoldás adatbázis- és adatkezelési lehetőségeit, valamint bemutatjuk, hogyan támogatják a megalapozott döntések meghozatalát.

Kérdése van szolgáltatásainkkal kapcsolatban?

Vegye fel a kapcsolatot a Onespire szakértőivel!

Kövesse közösségi média oldalainkat!